1. Wichtiges Vorweg
  2. Übersicht
  3. Dashboard
  4. Einrichtung eines Kontos (Einstellungen)
  5. Beispiele für Einstellungen
  6. Ein Arbeitszeitkonto und Nachbesserungen
  7. Das Überstundenkonto
  8. Mitarbeiteransicht, Prüfung, Bestätigung und Abschluss
  9. Häufig gestellte Fragen und weitere Hilfe

HINWEIS:

Das Arbeitszeitkonto ist neu und die erste Version. Wir freuen uns über Feedback und Feature Wünsche hierzu. Dazu einfach im Chat unten rechts in der Sprechblase das Stichwort AZK nennen.

1. Wichtiges vorweg

Die Begrifflichkeiten rund um das Arbeitszeitkonto (kurz: AZK) sind häufig unterschiedlich. Unser Arbeitszeitkonto ist dazu Gedacht die Soll Arbeitszeit mit der Ist Arbeitszeit und den Abwesenheiten zu verrechnen und dadurch an die Überstunden eines Mitarbeiters zu gelangen. Dabei sind Überstunden synonym mit Plusstunden oder Zusatzstunden zu verstehen und unser Überbegriff für den Betrag der Verrechnung mit allen berechneten Stunden. Minusstunden sind synonym mit Unterstunden oder Fehlstunden.
Die Ist-Zeit richtet sich entweder nach dem Wochenplan oder nach der Zeiterfassung und berechnet die in diesen Bereichen liegenden Belegungen bzw. Timer.

Die Soll-Zeit richtet sich nach den Einstellungen (Arbeitsvertrag). Eine Soll-Zeit nach Wochenplan ist für eine zukünftige Version des AZK vorgesehen.

Die Abwesenheiten richten sich nach bezahlten Abwesenheiten und ihrem zeitigen Wert (nicht an den korrigierten Tagen respektive Urlaubstagen).
Das Überstundenkonto wird separat zum AZK geführt und ermöglicht die Mitnahme und das Abgelten von Überstunden in die Zukunft.
Unser AZK bietet (noch) keine Berücksichtigung von Löhnen oder Lohnschlüsseln.

2. Übersicht

Bei Klick auf "Arbeitszeitkonten" in der Navigationsleiste gelangt man in die Übersicht des AZKs mit einigen hilfreichen Informationen. Eine Auflistung aller Arbeitszeitkonten folgt unter der Registrierkarte "Arbeitszeitkonten". Diese Liste sollte bei erstmaligem Besuch leer sein, denn jeder Mitarbeiter muss einzeln für das AZK aktiviert werden und erhält individuelle Einstellungen, bevor der Mitarbeiter hier gelistet wird. In diesem Bereich befindet sich der Filter, mit dessen Hilfe man die Arbeitszeitkonten finden kann. Filtere hier nach einem Zeitraum, dabei reicht ein Tag Schnittmenge mit einem AZK, um dieses zu finden.
Beispiel: Das AZK wird vom 01. April bis 30. April berechnet. Im Filter geben wir 30. April bis heute (20. August) ein. Uns wird nun neben den AZKs August, Juli, Juni und Mai auch das April AZK angezeigt.
Weitere Filter sind bestimmte Mitarbeiter oder Arbeitsbereiche. Wenn wir z.B. den Arbeitsbereich "Theke" wählen, werden uns alle aktiven AZKs von Mitarbeitern aus dem Bereich Theke angezeigt, die zudem dem zeitlichen Filter entsprechen. Die Filter lassen sich oben rechts im Fenster zurücksetzen.

Wenn wir uns das AZK eines Mitarbeiters im Detail anschauen wollen, klicken wir auf den Datumsbereich. Auf der Folgeseite befindet sich oben rechts ein X, klicke hier, um auf die vorige Ansicht zurückzukehren. Details zu dieser Seite entnehme bitte Punkt 5 und 6.

Die erstmalige Einrichtung eines AZKs oder die spätere Bearbeitung erfolgt über den Reiter "Einstellungen". Bestehende AZKs lassen sich durch Klick auf die Zeile des Mitarbeiters bearbeiten. Vorsicht! Wenn bestehende AZKs geändert werden, werden alle offenen AZKs des Mitarbeiters rückwirkend gelöscht und mit den neuen Einstellungen neu berechnet.

3. Dashboard

Das Dashboard ist die Übersichtsseite des AZKs auf welche man gelangt, wenn man in der Navigationsleiste auf "Arbeitszeitkonten" klickt oder im Arbeitszeitkonto auf den Reiter "Übersicht".

Hier wird graphisch von aktuellen AZKs der Unterschied von SOLL und IST Zeit dargestellt, die User mit den meisten Überstunden im Stundenkonto, neueste Kommentare, bestätigte AZKs sowie eine kurze Liste noch offener AZKs und eine Aktivitätenliste.

Was diese einzelnen Elemente im Detail bedeuten wird sich aus den übrigen Abschnitten dieses Artikels ableiten lassen.

4. Einrichtung eines Kontos (Einstellungen)

Jeder Mitarbeiter erhält ein individuelles AZK je nach Arbeitsvereinbarung. Die Grundeinstellungen sind so gewählt, dass es für die meisten Mitarbeiter schnell einzurichten ist. Vorlagen für AZKs sind in Arbeit, am Ende dieses Abschnittes findet ihr typische Settings für typische Anstellungsarten.

Unter den Einstellungen findet ihr eine Schaltfläche "Arbeitszeitkonto einrichten". Hiermit könnt ihr beginnen, wenn ihr allerdings ein vorhandenes AZK ändern wollt, klickt einfach auf den entsprechenden Mitarbeiter in der Liste. Bei der erstmaligen Einrichtung hilft Dir unser Einrichtungsassistent.

Auf der folgenden Seite wird der Mitarbeiter ausgewählt. Bereits vorhandene AZKs von Mitarbeitern können hier direkt deaktiviert werden (Schaltfläche "Aktiviert", dadurch werden alle bestehenden AZKs des Mitarbeiters gelöscht, auch geschlossene).
Im ersten Schritt wird die Datenbasis festgelegt. Wenn die Arbeitszeit über die Zeiterfassung gewertet wird, sollte darauf geachtet werden, dass eine weitere Einstellung sichtbar wird. Hier wird festgelegt, ob alle Zeiterfassungen des Mitarbeiters gewertet werden sollen, oder nur solche, die bestätigt wurden. Wenn die Berechnung über die Schichten des Mitarbeiters laufen soll, so ist hier wichtig zu beachten, dass Änderungen in der Auswertung keine Auswirkungen auf das AZK haben. Nur Änderungen direkt im Wochenplan haben Auswirkung auf noch geöffnete AZKs.

Die Einstellung Abwesenheiten ist eigentlich selbsterklärend, genauer soll auf diesen Punkt etwas weiter unten unter Abwesenheiten eingegangen werden.

Im nächsten Schritt erfolgt die Wahl des Abrechnungs-Zeitraums und damit des Beginns der Auswertung. Die Arbeitszeitkonten rechnen monatsweise, für die meisten Unternehmen werden die nominellen Monate wichtig sein, also erster bis letzter Tag eines Monats. Wenn hier bspw. von Mitte bis Mitte des Monats gerechnet werden soll, könnte man hier 15 eintragen. Die AZK Berechnung erfolgt dann bis zum 14. des Folgemonats usw. Vorsicht! Wenn die Abrechnungsperiode geändert wird werden alle Arbeitszeitkonten des Users neu berechnet, auch geschlossene!
Die meisten Unternehmen werden die AZKs irgendwann im Laufe des Jahres einrichten. Im nächsten Schritt wirst Du daher gefragt, wie gestartet werden soll. Hier gibt es zwei Varianten: Entweder du startest einfach mit dem aktuellen Monat. Dabei kannst Du bisher aufgelaufene Überstunden in das Überstundenkonto nachtragen (lies dazu weiter unten). Oder es wird ein Monat in der Vergangenheit festgelegt, wodurch die jeweiligen AZKs in der Vergangenheit berechnet werden. Hier ist dann natürlich besonders darauf zu achten, dass die einzelnen AZKs noch geprüft werden müssen und die monatlichen Überstunden auf das Überstundenkonto gebucht werden müssen (lies dazu weiter unten).

Unter 03 wird das Arbeits-Soll festgelegt, also die vertragliche Situation auf das AZK des Mitarbeiters übertragen. Hier werden unter den einzelnen Punkten jeweils Beispiele gegeben. Die Berechnung nach Monaten ist meist nur für Freelancer, Minijobber oder andere unregelmäßig tätige Mitarbeiter interessant.
Wichtig ist die Verbindung aus Sollstunden pro Tag und Arbeitstagen. Hier muss etwas gerechnet werden und die Berechnung der Abwesenheiten bei den Überlegungen berücksichtigt werden. Arbeitet der Mitarbeiter ggf. öfters auch an Wochenenden und Feiertagen? Im AZK wird später jede Arbeitszeit die über das Tages-Soll hinausgeht oder außerhalb der Arbeitstage liegt als "Überstunde" gewertet. In dieser Version des Arbeitszeitkontos ist eine tagesgenaue Überstundenberechnung nur bei regelmäßigen Arbeitsvereinbarungen möglich.
Minusstunden werden standardmäßig erfasst, da die wenigsten Arbeitgeber das Fernbleiben von der Arbeit honorieren. Es gibt aber Fälle, in denen diese Einstellung in der ersten Version des AZK relevant war, deshalb haben wir sie gelassen.
Auch für Pausen wird ein erklärendes Beispiel geliefert. Die Umsetzung gesetzlicher Pausen ist bei uns in Planung.

Im letzten Abschnitt werden die Abwesenheiten berechnet.
Bei tageweiser Auswertung haben wir hier nur die Möglichkeit bezahlte gesetzliche Feiertage abzuwählen. Das macht dann Sinn, wenn im Unternehmen auch an solchen Tagen gearbeitet wird. Hier sollten ggf. für entsprechende Mitarbeiter geltende Feiertage als bezahlte Abwesenheitskategorie hinzugefügt und erstellt werden.
Wenn wir das Arbeits-Soll monatsweise berechnen, können wir festlegen wie Abwesenheiten berechnet werden sollen. Dies liegt daran, dass auch Freelancern und Minijobbern u.a. bezahlter Urlaub und Krankheit gestattet werden muss.
Für alle Anderen werden die Abwesenheiten so berechnet, wie es unter korrigierten Tagen in der Abwesenheit festgelegt wird. Drei korrigierte Tage bei einer Abwesenheit resultieren in 3 Soll-Tagen verteilt auf die Arbeitstage im AZK. Ein halber Tag teilt die Sollstunden entsprechend.
Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet Mo-Fr je 8h (AZK). Er nimmt Fr ganztägig bis Mo 12 Uhr frei (1,5 korrigierte Tage). Ihm werden Fr und Mo 6 Abwesenheitsstunden gutgeschrieben. Wenn wir dies genau haben wollen, müssen wir eine ganztägige Abwesenheit für Freitag und eine halbe für Montag zusätzlich erstellen.
Ganz oben bei Datenbasis kann noch eingestellt werden, dass alle bezahlten Abwesenheiten kalkuliert werden sollen, und nicht nur wie standardmäßig eingestellt genehmigte Abwesenheiten.

Ferner gibt es bei speziellen Tagen noch "Einstellungen für Nutzer des Arbeitszeitkontos". Nicht jeder Feiertag soll mit dem vollständigen Tages-Soll berechnet werden, wie z.B. an Silvester oder Heiligabend. Trage hier z.B. 0.5 ein, wodurch nur das halbe Soll gutgeschrieben wird, und die andere Hälfte muss noch gearbeitet werden, ehe die Mitarbeiter zu ihren Familien können. So könnte auch eine einwöchige Firmenfeier mit der Einstellung 5 nur mit 5 Tages-Sollstunden vergütet werden, obwohl der spezielle Tag/Event von Montag bis Sonntag dauert.

Achtung! Die erstmalige Berechnung eines AZK, Neu-Berechnungen z.B. nach Reaktivierung oder Änderungen von Einstellungen nehmen etwas Zeit in Anspruch- etwas Geduld ist gefragt. Nach bis zu 10 Minuten sollte alles stimmen.

5. Beispiele für Einstellungen

32h Teilzeit: 

Tag, 6h, Mo-Fr.
Es wird nur 4 Tage gearbeitet? Ändere die Sollzeit auf 8h!
Es kann jeden Tag verschiedene Sollstunden geben? Dies können wir nur so darstellen, dass Mo-So 4,57h eingestellt werden.
Es gilt immer die Sollstunden pro Woche durch die Anzahl der Arbeitstage zu teilen.

Minijob:

Wir können keinen Lohn oder kein Gehalt berechnen. Um mithilfe des AZKs sicherzustellen, dass die 450€ nicht überschritten werden:
Sollzeit nach Monat, 450€ durch den Stundenlohn rechnen und Lösung als Sollstunden eintragen, bezahlte gesetzliche Feiertage deaktivieren, Abwesenheiten berechnen ist fallweise zu betrachten.
Beispiel: 10€ Stundenlohn = 45 Sollstunden im Monat. Am Tag kann der Mitarbeiter also durchschnittlich 1,5h arbeiten, dies könnte ihm ggf. für Krankheit oder Urlaub bezahlt werden.
Achtung! Feiertage die an einem Nicht-Arbeitstag liegen, z.B. an einem Sonntag, werden bei den monatlichen Sollstunden gutgeschrieben. Gehe zu dem speziellen Tag und entferne die Option "Feiertag", damit keine Berechnung stattfindet.

Freelancer:

Freie Mitarbeiter haben i.d.R. kein AZK. Es können allerdings Vereinbarungen getroffen worden sein, ein bestimmtes Zeit- oder Lohnkontingent zu erfüllen. Die Einstellung erfolgt dann genau wie beim Minijob (siehe oben).
Achtung! Für unser AZK ist es nicht wichtig, ob der Arbeitnehmervertrag offiziell über das Unternehmen läuft, über eine Zeitarbeitsfirma oder es sich um eine lose Vereinbarung handelt. Betrachte die Einstellung so, wie sie der gemeinschaftlichen Lohn- oder Gehaltsvereinbarung entspricht.

6. Ein Arbeitszeitkonto und Nachbesserungen

Wenn ein AZK geöffnet wird, ist es möglich über die Pfeil-Schaltflächen zwischen den einzelnen AZKs des Mitarbeiters hin und her zu wechseln.
Die Gesamtberechnung des aktuellen AZKs befindet sich immer oben. Rechts daneben befindet sich der Status, über den wir das AZK abschließen können, um damit zu verhindern, dass Veränderungen in der Zeiterfassung oder den Wochenplänen das AZK verändern. Alternativ könnt ihr das AZK einreichen. So erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, kann das AZK überprüfen und es bestätigen. Darüber wird der Admin per Mail informiert.
Darunter befindet sich das Überstundenkonto (siehe Punkt 6).
In der Jahresübersicht kannst Du sehen, wie es für das gesamte aktuell ausgewählte Jahr (anhand des geöffneten AZKs) aussieht.
Ganz unten auf der rechten Seite kann sich noch mal vergewissert werden, wie die Einstellungen des jeweiligen Users definiert wurden.

Die Detailansicht der einzelnen Tage des AZK-Monats ist weitgehend selbsterklärend. Als "Freier Tag" werden jene Tage markiert, die in den Einstellungen nicht als Arbeitstag markiert wurden.

Sollten hier Fehler auftauchen sind folgende Dinge zu beachten:

  • Die Berechnung kann bis zu 10 Minuten dauern. Ggf. hilft es Cookies und Cache aus dem Browser zu löschen!
  • Berechnung nach Wochenplan: Öffne das AZK (darf nicht abgeschlossen sein) und ändere die Schicht in den Wochenplänen so, dass sie auch im AZK korrekt angezeigt wird.
  • Berechnung nach Zeiterfassung: Öffne das AZK (darf nicht abgeschlossen sein) und ändere den Timer so, dass sie auch im AZK korrekt angezeigt wird.
  • Feiertage / Spezielle Tage: Werden nur gutgeschrieben, wenn sie als "Urlaub" markiert worden sind.
  • Abwesenheiten: Werden nur gutgeschrieben, wenn sie als "bezahlt" markiert wurden, an einem Soll-Arbeitstag liegen und korrigierte Tage einen Wert haben.

7. Das Überstundenkonto

Über das Überstundenkonto lassen sich Startparameter einstellen, Stunden mit dem AZK verrechnen sowie Stunden ein- oder ausgezahlt werden. Jede Buchung wird unter Nennung des Buchers gelistet und kann getrennt angezeigt werden, je nachdem, ob die Buchung für das aktuelle AZK gilt oder außerhalb des aktuellen AZKs stattgefunden hat.

Startparameter: Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt im Jahr das AZK angelegt wird, oder ob z.B. bisher manuell ein AZK geführt wurde, kann ein Ausgangswert gebucht werden. Gehe in das AZK des aktuell zu berechnenden Monats und dann in das Überstundenkonto. Klicke "Stunden verwalten".
Um die aktuelle Jahresübersicht auszugleichen, schau Dir die vorigen AZKs an, addiere die Sollstunden und trage die Summe in "Zeit in Stunden" ein. Wähle "Einzahlen" und begründe z.B. mit "Geleisteter Soll der Monate xx, yy, zz usw." Wähle, dass eine Verrechnung mit dem AZK stattfindet, und führe die Buchung aus.

Überstunden mitnehmen: Nach Abschluss eines Monats hat der Mitarbeiter Überstunden. Diese soll er in der folgenden Zeit abbummeln können. Entnehme den Wert aus der Rechnung im AZK und wähle "Abheben". Begründe z.B. mit "Geleistete Überstunden Monat X." Wähle, dass eine Verrechnung mit dem AZK stattfindet, und führe die Buchung aus.
Minusstunden ausgleichen / Überstunden abbummeln: Nach Abschluss eines Monats hat der Mitarbeiter Minusstunden. Diese sollten zum Abschluss ausgeglichen werden, um den Soll-Wert des Monats zu erreichen. Entnehme den Wert aus der Rechnung im AZK und wähle "Einzahlen". Begründe z.B. mit "Überstunden abbummeln". Wähle, dass eine Verrechnung mit dem AZK stattfindet, und führe die Buchung aus.

Leistungen außerhalb des Wochenplans oder der Zeiterfassung: Ein User hat außerhalb des Wochenplans Leistungen vollbracht oder sonstige Zeit-Kredite oder Abbuchungen sollen stattfinden? Wähle einfach ab, dass entsprechend keine Verrechnung mit dem AZK stattfindet, und führe die Buchung aus.

8. Mitarbeiteransicht, Prüfung, Bestätigung und Abschluss

Der Mitarbeiter sieht das Arbeitszeitkonto genau wie der Admin, allerdings nur sein Eigenes und er hat keine Einstellungsmöglichkeiten. Für jeden User, für den ein AZK erstellt wurde, erscheint im Mitarbeiterprofil ein Widget, in dem zentrale Werte des AZK zusammengefasst werden.

Die Einladung zur Prüfung des AZK erhält der Mitarbeiter, wenn die Prüfung durch den Admin angefordert wird. Der Mitarbeiter kann Fehler im AZK über das Kommentierfeld rechts beanstanden und mit der Bestätigung des AZK bis zur Klärung warten. Es gibt hier keine Fristen, diese sind in individuellen Absprachen festzuhalten. Der Mitarbeiter wird per E-Mail mit Direktlink zur Prüfung aufgefordert, im Gegenzug erhält der entsprechende Admin eine E-Mail, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.

Nun kann auch nach Buchung der Überstunden das AZK des Monats abgeschlossen werden.

9. Häufig gestellte Fragen und weitere Hilfe

Ich habe einen AZK für einen Mitarbeiter eingerichtet. Warum wird mir das AZK dann nicht angezeigt?
Die Anzeige von neu erstellten AZKs sowie von Veränderungen von Einstellungen benötigt etwas Zeit. Sollte wider Erwarten das AZK nach 10 Minuten nicht angezeigt werden, lösche noch einmal Cookies und Cache deines Browsers, und ansonsten melde dich bitte beim Support.

Warum wird der heutige Tag nicht bei der Berechnung berücksichtigt?
In den Einstellungen wird der Tag der monatlichen Berechnung ausgewählt, z.B. der 20. Das AZK berücksichtigt dann nur vollständige Tage, also vom 20. des Vormonats bis zum gestrigen 19., damit am 20. des aktuellen Monats ein vollständig abgeschlossener Monat vorliegt. Dies ist buchhalterische Praxis.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter über Mitternacht hinweg arbeitet?
Die Berechnung erfolgt immer zu dem Tag, an dem die Zeiterfassung oder die Schicht beginnt. Dies gilt auch für den Monatswechsel. Ein Einsatz vom 31.01. 20 Uhr bis 01.02. 4 Uhr wird mit 8h IST-Zeit für den 31.01. gewertet.

Was bedeutet Arbeitszeitkonto schließen / öffnen?
Sobald alle Zahlen und die Berechnung eines AZKs stimmen, kann es vom Admin geschlossen werden. Wenn nun nachträglich Timer (Zeiterfassungen) oder Schichten (Wochenplan) verändert werden, hat dies keine Auswirkung mehr auf den entsprechenden Monat im AZK. Nachträgliche Änderungen sollten nur NACH erneuter Öffnung des AZKs stattfinden.

Ich muss ein Konto erneut öffnen, was passiert dann?
Das betreffende AZK wird neu berechnet an Hand der inzwischen geänderten Daten und Einstellungen.

Was passiert, wenn ich einen speziellen Tag erstelle oder lösche, der als Feiertag markiert ist?
Geöffnete AZKs werden neu berechnet. Auch eine Löschung hat Auswirkungen auf geöffnete AZKs. Nur abgeschlossene AZKs bleiben unverändert.

Ich habe einen Mitarbeiter mit monatlichen Sollstunden. Warum wird ein Feiertag am Wochenende berechnet, obwohl wir da gar nicht aufhaben?
In den Einstellungen eines speziellen Tages kann man festlegen, ob der Tag ein Feiertag ist oder nicht. Bei Monatlichen Sollstunden weiß das System nicht, an welchen Tagen gearbeitet wird und an welchen nicht. Deshalb muss in den Einstellungen des speziellen Tages die Option "Feiertag" in so einem Fall entfernt werden.

Werden Überstunden automatisch in den nächsten Monat transferiert?
In der aktuellen Version des AZKs ist dies leider noch nicht möglich. Unter Punkt 6 "Überstunden mitnehmen" findest du weitere Informationen dazu.

Wieso werden einige Timer/Zeiterfassungen nicht erfasst?
Entweder sie sind nach Abschluss des AZKs erstellt worden oder der Timer wurde noch nicht bestätigt. In den Einstellungen kann festgelegt werden, ob alle Zeiterfassungen gewertet werden sollen, oder nur solche, die bestätigt wurden.

Wir haben Sonntagszuschläge und Lohnschlüssel etc. Wie richte ich diese ein?
In der aktuellen Version von Staffomatic und von unserem Arbeitszeitkonto sind solche Funktionen nicht verfügbar. Wir freuen uns über Input von euch, damit wir dies so Praxis-gerecht wie möglich gestalten können.

Wie wird die Jahreszusammenfassung gerechnet?
Die Jahreszusammenfassung wird so berechnet, als wäre der Startwert für die AZK Berechnung 1. Entsprechend vom 01.01. - 31.12.

Weitere Fragen?

Öffne den Chat unten rechts (kleine Sprechblase), starte eine neue Unterhaltung und nenne uns das Stichwort Arbeitszeitkonto sowie Deine Frage, Feedback oder Wünsche für die Zukunft.

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