DATEV-Export

Mit der neuen DATEV-Export-Funktion kannst du die Arbeitszeitkonten deiner Mitarbeitenden ganz einfach als DATEV-konforme Datei exportieren und direkt in DATEV Unternehmen online hochladen. So wird die Lohnabrechnung noch effizienter! 🎉

 

1. Einrichtung des DATEV-Exports

2. Export der Arbeitszeitkonten

3. FAQ

 

1. Einrichtung des DATEV-Exports

Bevor du mit dem Export starten kannst, müssen einige Basisdaten hinterlegt werden:

1.1 Basisdaten eintragen

1. Gehe in Staffomatic zu den Arbeitszeitkonto Einstellungen.
2. Navigiere zum Bereich DATEV-Export.
3. Trage folgende Informationen ein:
   • Beraternummer (erhältst du von deinem Lohnbüro oder DATEV-Administrator)
   • Mandantennummer (falls dein Unternehmen mehrere hat, kannst du hier mehrere Nummern hinterlegen)
   • Standortzuordnung, falls du verschiedene Standorte hast.
4. Speichern nicht vergessen!

1.2 Kostenstellen und Kostenträger verwalten

1. In den DATEV-Einstellungen kannst du festlegen, ob alle Mitarbeitenden die gleiche Kostenstelle und den gleichen Kostenträger nutzen oder ob diese individuell zugeordnet werden sollen.
2. Falls individuell: Gehe auf Lohnarten & Personalnummern und ordne die entsprechenden Werte pro Mitarbeitendem zu und speichern :) 

1.3 Zuschläge zuweisen

1. Alle in Staffomatic hinterlegten Zuschläge werden automatisch übernommen.
2. Falls notwendig, kannst du für jeden Zuschlag eine DATEV-Lohnart hinterlegen.

1.4 Abwesenheiten verwalten

1. Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub) müssen ebenfalls korrekt hinterlegt sein.
2. In den DATEV-Einstellungen kannst du für jede Abwesenheitsart eine entsprechende DATEV-Abwesenheitsart eintragen und speichern nicht vergessen :)

2. Export der Arbeitszeitkonten

2.1 Export starten

1. Gehe zum Arbeitszeitkonto deiner Mitarbeitenden.
2. Stelle sicher, dass die Arbeitszeitkonten für den gewünschten Zeitraum abgeschlossen sind.
3. Wähle den Zeitraum aus und klicke auf DATEV-Export.
4. Die DATEV-Datei wird nun generiert und steht dir zum Download bereit.

2.2 Datei in DATEV Unternehmen online hochladen

1. Melde dich bei DATEV Unternehmen online an.
2. Navigiere zum Bereich Lohnabrechnung und wähle Datei-Import.
3. Lade die exportierte Datei hoch.
4. Bestätige den Import und überprüfe die Daten.

FAQ – Häufige Fragen

Was brauche ich, um den DATEV-Export zu nutzen?

👉 Du benötigst den Premium-Plan von Staffomatic und das Arbeitszeitkonto muss aktiviert sein.

Kann ich mehrere Mandantennummern hinterlegen?

👉 Ja, du kannst in den Einstellungen mehrere Mandantennummern hinzufügen und verwalten.

Müssen alle Mitarbeitenden dieselben Kostenstellen/Kostenträger haben?

👉 Nein, du kannst das entweder für alle einheitlich festlegen oder individuell für jeden Mitarbeitenden anpassen.

Muss ich für jeden Zuschlag eine DATEV-Lohnart angeben?

👉 Nein, das ist optional. Es wird nur relevant, wenn bestimmte Zuschläge in der Lohnabrechnung speziell zugeordnet werden müssen.

Warum kann ich keinen Export durchführen?

👉 Prüfe, ob alle Arbeitszeitkonten abgeschlossen sind. Nur abgeschlossene Zeiträume können exportiert werden.

Wie sieht die DATEV-Datei aus?

👉 Die Datei wird im DATEV-konformen Format exportiert. Falls du eine Vorschau benötigst, kannst du sie mit einem Texteditor öffnen, aber Änderungen sollten nur direkt in Staffomatic oder DATEV vorgenommen werden.

Kann ich die Datei in Excel öffnen?

👉 Die Datei ist für den direkten Import in DATEV gedacht, eine Bearbeitung in Excel wird nicht empfohlen.