Mitteilungen und E-Mail Benachrichtigungen

Wann erhalten meine Mitarbeiter E-Mails und Benachrichtigungen?

Mitteilungen

Admins und berechtigte Manager können Nachrichten an bestimmte Empfänger/-gruppen innerhalb von Staffomatic versenden. Mitarbeiter können Nachrichten, je nach Einstellung des Absenders, kommentieren aber nicht verschicken.

Anhänge können, je nach Einstellung, hinzugefügt werden.
Eine Kommentar-Funktion steht optional zur Verfügung (als Antwortmöglichkeit).

Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Nachricht und können diese in Staffomatic öffnen.

Über den Klick auf die Überschrift oder Lupe (bei “Aktionen”) öffnet man eine Nachricht.

Zum Bearbeiten gelangt man über den Stift unter “Aktionen”.

Bei Änderungen oder dem Löschen eine Mitteilung geht keine Benachrichtigung an Beteiligte raus.
“Löschen” befindet sich links oben in der Ecke.

Chat

Über den Chat lassen sich schnell Nachrichten an ausgewählte Empfänger versenden. Unterhaltungen lassen sich archivieren. Alle Nutzer, ungeachtet der Rolle, können diese Funktion nutzen.
Wichtig: Hier wird keine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst.

Nutzer werden direkt in Staffomatic über eine kleine Zahl am Chat-Button informiert und können sofort antworten.

E-Mail Benachrichtigungen und Einstellungen

Über das Profil lässt sich einstellen, welche Benachrichtigungen man per E-Mail erhält.

Öffne dein Profil
Klicke in der Navigationsleiste, unter den Stunden und Urlaub, auf “Benachrichtigungen”
Hier kannst du per Mausklick die Benachrichtigung an- oder abwählen
Die Änderung wird automatisch gespeichert

E-Mail Benachrichtigungen zu Wochenplänen und Arbeitseinsätzen

Zum Versand einer Benachrichtigung an Mitarbeiter muss das Kontrollkästchen "Benachrichtigung" senden beim Veröffentlichen des Wochenplans oder beim Versand der Änderungen aktiviert sein.

E-Mail Benachrichtigungen bei frei gewordenen Schichten werden versendet, wenn ein User noch nie eine E-Mail zu einer oder mehreren für den User verfügbaren Schichten des Wochenplans erhalten hat. Zum Beispiel wenn eine zusätzliche Schicht erstellt wurde oder im Gegensatz zu einer vorigen Veröffentlichung oder Änderungs-Sendung eine Belegung frei ist.

Automatisch passiert das nie, sondern der Wochenplan muss veröffentlicht bzw. die Änderungen versandt werden, und das Feld E-Mail Benachrichtigung in dem Fenster, was sich dann öffnet, aktiviert sein.

Weitere Gründe warum keine E-Mail rausgeht:

Die E-Mail Adresse des Nutzers ist gesperrt und erhält grundsätzlich keine Benachrichtigungen
Der User wurde bereits über die freie Schicht zu einem vorigen Zeitpunkt informiert
Der User hat E-Mail Benachrichtigungen abbestellt (direkt in einer vorigen Benachrichtigung oder im User Profil)
Der User ist für die Schicht nicht verfügbar (Verfügbarkeiten eingestellt oder bestätigte Abwesenheit)

E-Mail Benachrichtigungen Tauschanfragen

Wenn ein Mitarbeiter eine Schicht zum Tausch freigibt, schaut das System, wann diese Schicht stattfindet.

Je weiter die Schicht entfernt ist, desto später werden die Benachrichtigungen versandt, um sie gegebenenfalls mit anderen Tauschanfragen zusammenzufügen. Dadurch balancieren wir die Server Auslastung und vermeiden Spam.

Sollte die Schicht unmittelbar (24h) bevorstehen, wird die E-Mail innerhalb von wenigen Minuten versendet.

Nur Mitarbeiter, die verfügbar sind, erhalten eine Benachrichtigung über die zum Tausch verfügbare Schicht.

Problembehandlung von E-Mail Benachrichtigungen

Häufig landen die E-Mails von Staffomatic by EASYPEP einfach im Spam. Um dieses Problem nachhaltig zu korrigieren kann folgendes unternommen werden.

Die E-Mail als "keine Werbung" markieren
Den Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen
Den Absender zu Kontakten hinzufügen
Den Absender auf die Whitlelist setzen

Tipp: Die einzelnen Begrifflichkeiten sind von Provider zu App zu Software immer unterschiedlich. Spam kann auch Werbung oder ungewünschte Mails oder ähnlich heißen. Die Liste sicherer Absender kann auch sichere Kontakte oder einfach "vertrauenswürdig" oder ähnlich heißen. International heißt diese Liste "Whitelist".

Falls auch dort keine Mail zu finden ist, kann es sein, dass sie nicht auf der benutzten Software oder App herausgefiltert wurde, sondern vom E-Mail Provider. In diesem Fall bitte einmal direkt bei G-Mail, GMX, Freenet etc. einloggen und die Schritte dort wiederholen.

Alternativ kann das Problem auch bei der eigenen IT liegen.
Bei Firmen E-Mail Adressen kommt es leider immer wieder zu Problemen, die aus der kurzfristigen Erstellung der Adressen resultieren.
Wichtig ist darauf zu achten, dass eine Einladung zu Staffomatic by EASYPEP immer erst dann gesendet wird, wenn die Firmen E-Mail Adresse von der eigenen IT freigeschaltet worden ist. Ansonsten werden unsere Mails vom Host-Server Deiner Firma abgelehnt.

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