Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Hier erfährst du mehr über die Voraussetzungen, Einstellungen und Anwendung der Zeiterfassung.

1. Voraussetzung und Vorbereitung

Unsere Zeiterfassung ist sehr einfach und damit flexibel gehalten. Es können die Netto-Arbeitszeit und Pausen aufgenommen werden.

In unserem Terminal können Mitarbeiter die Zeiterfassung starten / pausieren / beenden. Auf diesen kann via Rechner am Arbeitsplatz, auf dem Smartphone oder z.B. durch ein zentralesTablet am Eingang zugegriffen werden.

2. Einstellungen

Navigiere zum Reiter Zeiterfassung und klicke weiter auf "Einstellungen".

01) Pausen

Zeiterfassung - Einstellungen - 01 Pausen

Typischer Weise für Raucherpausen oder eine hin- und wieder genommene Mittagspause lassen sich feste Werte in Minuten eintragen. Dadurch muss sich der Mitarbeiter nicht zur Pause ein- und wieder auschecken, sondern nur einmalig im Terminal einwählen und die Pause auswählen, die dann von der Brutto Arbeitszeit abgezogen wird.

Pausen werden nur übernommen, wenn die automatische Verknüpfung mit einer Schicht erfolgreich war. Sie werden gelöscht, sollte eine manuelle Pause gestempelt werden.

Auch die Pausen aus der Schichtplanung können übernommen werden, dies funktioniert allerdings nur, wenn die automatische Verknüpfung der Zeiterfassung mit einer Pause-beinhaltenden Schicht aus dem Wochenplan geklappt hat (lies dazu weiter unten "Karenzzeit für automatische Verknüpfung").

02) Karenzzeiten
Zeiterfassung - Einstellungen - 02 Karenzzeiten


Hier kannst Du festlegen, in welchem Zeitfenster vor dem Check-In und nach Check-Out die Zeit des Schichtbeginns bzw. des Schichtendes aus dem Wochenplan übernommen werden sollen.

Beispiel:
Check-in: Dein Mitarbeiter checkt um 7:52 am Terminal ein, Schichtbeginn ist erst um 8:00 Uhr, ist die Karenzzeit auf 10 Minuten eingestellt, startet die Zeiterfassung erst um 8:00 Uhr. Stempelt er um 8:03 ein, beginnt die Zeiterfassung auch um 08:03. Stempelt er um 7:40 ein, beginnt die Zeiterfassung auch um 07:40.
Check-out: Er checkt um 17:09 aus, Schichtende 17:00, Karenzzeit 10 Minuten. Der Timer endet nun um 17:00 Uhr. Stempelt er um 16:59 oder 17:11 aus, steht dies auch entsprechend im Timer.

Dies funktioniert allerdings nur, wenn die automatische Verknüpfung des Timers mit einer Pause-beinhaltenden Schicht aus dem Wochenplan geklappt hat (lies dazu weiter unten "Karenzzeit für automatische Verknüpfung")

Gib hier an auf wie viele Minuten die Zeiten beim Check-In / Check-Out gerundet werden sollen.

Beispiel:
Wenn hier 0 eingetragen wird, endet der Timer sekundengenau.
Bei 1 minutengenau!
Bei 5 wird nach dem statistischen Mittel auf volle 5 Minuten auf- oder abgerundet usw.

Wenn keine Verknüpfung und Anpassung an eine Schicht stattfinden, können die Timer auch gerundet werden. 
Entscheidend sind der Schichtbeginn und das Einchecken. Wähle hier einen Radius in Minuten um den Schichtbeginn herum.

Wenn der Beginn der Zeiterfassung in diesen Radius fällt, wird die dem am nächsten liegende Schicht aus dem Wochenplan mit dem Timer verknüpft. Dies erlaubt einen Soll-Ist Vergleich zwischen Wochenplan und Zeiterfassung, sowie die Anpassung an die Schicht aus dem Wochenplan und die Übernahme der unbezahlten Pause (s.o.).
Es kann nur EINE Schicht verknüpft werden. Eine Pause sollte sich demnach immer in der ERSTEN Schicht des Tages befinden.

Beispiel:
Schicht 08:00 - 16:00. Karenzzeit für Verknüpfung = 120 Minuten. Zeiterfassung startet um 09:36. Differenz zum Schichtbeginn = 96 Minuten < 120 Minuten, also findet eine Verknüpfung statt.

03) Berechtigungen

Zeiterfassung - Einstellungen - nach unten scrollen - 03 Berechtigungen

Bestimme, wer sich mit seiner E-Mail und Passwort im Terminal einloggen und es damit aktivieren kann.

a) Einzelbenutzer-Modus
Auswahl bei Anmeldung im Terminal (mehr dazu siehe unter Punkt 5) 

Nutzung ohne PIN:
Wenn Mitarbeitende die Zeiterfassung ohne PIN auch auf dem individuellen Smartphone nutzen sollen, dann kann an dieser Stelle auf "Alle" geklickt werden.
Dadurch wird freigeschaltet, dass die Login-Daten der Mitarbeiter auch im Terminal funktionieren. Wenn sie den Einzelbenutzermodus auswählen, können sie dort nur ihre eigenen Zeiten erfassen, dafür ohne PIN.

b) Mehrbenutzer-Modus
Auswahl bei Anmeldung im Terminal (mehr dazu siehe unter Punkt 5)

Ein vom Admin aktiviertes Terminal an einem zentralen Gerät kann durch alle Mitarbeiter mit ihrer PIN genutzt werden.

Wenn Admins & Manager gewählt wird, dann können Mitarbeiter, die einen gemeinsamen Arbeitsbereich mit dem Manager haben, ein von diesem aktiviertes Terminal mit ihrer PIN nutzen.

3. Nutzung im Webbrowser:

1. Navigiere zur Zeiterfassung.
2. Klicke auf Terminal
   
3. Aktiviere das Terminal mit deinen regulären Login-Daten bei Staffomatic.
4. Wähle “Zeiterfassung starten”

Das Terminal kann auch als Mobile App genutzt werden, mehr dazu erfährst du unten bei 5.

4. PIN

• Mit der PIN kann sich jeder in ein Terminal desselben Kontos einwählen das durch einen Admin oder Manager der demselben Arbeitsbereich zugeordnet ist im Mehrbenutzer-Modus freigeschaltet wurde. Siehe mehr dazu oben unter Berechtigungen.
• Erstelle deine erste PIN über “PIN erstellen” in Zeiterfassung oder im eigenem Mitarbeiterprofil.
• Merke dir die PIN - es wird parallel eine E-Mail mit der PIN an dich versandt
• Die PIN ist nicht personalisierbar / wählbar.
• Kann mehrfach für ein Profil erstellt werden. Bitte achte darauf immer die aktuelle (also zuletzt vergebene) PIN zu benutzen.
• Wird immer zusätzlich per E-Mail-Benachrichtigung mitgeteilt.
• Admins oder berechtigte Manager können im jeweiligen Mitarbeiter Profil einen PIN für andere erstellen.
• Mitarbeiter können sich selber einen PIN erstellen unter Zeiterfassung.

5. Terminal

Die Bezeichnung steht für unsere “elektronische Stech- oder Stempeluhr”. Hier kann man:

• die Zeiterfassung starten oder beenden.
• eine Pause starten oder beenden.
• eine vordefinierte, feste Pause auswählen. Wie du vordefinierte Pausen einstellst erfährst du oben unter Punkt 2, Einstellungen.

Die tägliche Einwahl um die Zeiterfassung zu starten erfolgt

• via PIN im Mehrbenutzer-Modus 
  Ein Admin/Manager schaltet die Nutzung einmalig via E-Mail + Passwort an einem zentralen Gerät frei. Mitarbeiter wählen sich dann via PIN ein.
• via E-Mail + Passwort im Einzelbenutzer-Modus durch die Mitarbeiter selbst am eigenen Gerät

Das Terminal zur Zeiterfassung ist via Web-Browser oder Staffomatic Terminal App verfügbar.

6. Kontrolle und Korrektur

Was wird mir wo angezeigt, und wie kann ich Einträge bearbeiten?

01) Zeiterfassung - Übersicht

• Hauptfenster: Erfasste Arbeitszeiten der letzten 7 Tage
• Rechte Spalte: Laufende Timer

02) Zeiterfassung - Erfasste Arbeitszeit

• Ansicht aller Arbeitszeiterfassungen - Ansichtsoptionen frei definierbar
• Haken: Arbeitszeit bestätigen durch Klick auf den kleinen Haken.
• Stift: Einfache Änderungen durch Klick auf den Stift.
• i: Protokoll des Timers durch Klick auf das i.
• Kette: Verknüpfung von Timer mit Schicht. Ist das Ketten-Symbol "geschlossen" ist die Schicht verknüpft.
  Ist die Kette noch "offen" ist keine Schicht verknüpft.
• Lupe: Detail-Bearbeitung durch Klick auf die Lupe.
• Detail-Bearbeitung kann auch durch Klick auf die Daten der Zeiterfassung (unter Zeitraum) geöffnet werden
  
  

  Der Planer kann auch mehrere Timer gleichzeitig stoppen, bestätigen oder löschen.
  Zusätzlich kann nun neben dem Filter "Mitarbeiter", "Arbeitsbereich" & "Status" auch der Filter "Verknüpft" genutzt werden

  
  

  Die Detail-Bearbeitung:

  
  
  
  
• Pausen können hinzugefügt oder geändert werden durch den Klick auf "Pause erstellen"
  Hierbei kann jede Änderung einzeln gespeichert, oder wieder rückgängig gemacht werden.
• Verknüpfen mit einer Schicht aus dem Wochenplan - Klicke auf "Verknüpfen" in der geöffneten, erfassten Arbeitszeit oben rechts unter der Rubrik Wochenplan.
  Zusätzlich ist es möglich, den Standort & Arbeitsbereich auf einen Blick zu sehen.
• Hier kann auch das Protokoll eingesehen werden, über wessen Terminal Login der Timer erstellt wurde und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat
• Rechts unter dem Wochenplan findest du zudem eine Verlinkung zum Protokoll.