In dieser Einführung lernst du die ersten Schritte von der Annahme der Einladung, über dein Profil, Dienst- bzw. Schichtpläne, Abwesenheiten, Zeiterfassung und dein Arbeitszeitkonto.
Video Einführung: Erste Schritte, Schichtplan, Abwesenheiten.
Video Einführung: Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto
Arbeitszeitkonto
Was ist Staffomatic?
>>Staffomatic ist in erster Linie ein Online Schichtplaner, mit dessen Hilfe Arbeitgeber und Arbeitnehmer kollaborativ Dienste verteilen können, aber auch Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub signalisieren können oder auch ihre Arbeitszeit erfassen. Welche Funktionen du nutzt entscheidet der Arbeitgeber durch dessen Abonnement. Staffomatic stellt nur die Technik bereit.<<
Video Einführung: Erste Schritte, Schichtplan, Abwesenheiten.
Einladung und Profil
Die Einladung als auch zukünftige Email Benachrichtigungen kommen von derselben Email Adresse von Staffomatic. Es kommt vor, dass diese Email Adresse im Spam landet oder anderweitig abgelehnt wird.
hello@staffomatic.com ist die Adresse für alle Einladungen und Benachrichtigungen von Staffomatic. Füge sie zu Kontakten hinzu, markiere sie als KEIN SPAM oder stelle sie auf die sogenannte Whitelist.
Die Email Adresse ist eine No Reply Adresse. Das heißt du kannst keine Emails dorthin schreiben. Ein weiterer Grund, warum unsere Emails nicht bei dir ankommen könnte Überfüllung sein.
Achte auch darauf, dass dein Email Postfach nicht voll ist. Sortiere z.B. die Emails nach Größe, häufig lassen sich sowohl im Ein- als auch Ausgang diverse große Emails löschen.
Sobald die E-Mail Einladung angenommen wurde und du deinen Zugang eingerichtet hast kann das Profil vervollständigt werden. Eventuell wurde dies bereits vom Arbeitgeber gemacht.
Du kannst Staffomatic parallel auf dem Smartphone, in der App oder auch im Browser deines Laptops/Computers nutzen, alle Daten wandern in die Staffomatic Cloud.
Verfügbarkeiten
Sowohl die Planer:innen deines Arbeitgebers als auch du selbst können, sofern die Funktion freigeschaltet ist, ihre grundsätzlichen Verfügbarkeiten angeben.
Wann bist du bereit eine Schicht zu übernehmen, vorausgesetzt du hast keine Abwesenheit?
Durch diese Angaben kannst du verhindern, dass du in eine Schicht eingeteilt wirst zu einer Zeit, in der du grundsätzlich nicht verfügbar ist. Die Planer:innen können sich trotzdem darüber hinwegsetzen, die Angaben sind also keine Garantie.
Abwesenheiten
Dein Arbeitgeber stellt die Arten der Abwesenheiten zur Verfügung, die du auswählen kannst, und entscheidet, ob du die Abwesenheiten deiner Kollegen:innen sehen kannst.
Je nachdem kannst du also deinem Arbeitgeber mitteilen, welche Art einer Abwesenheit bei dir vorliegt, von wann bis wann sie dauern wird, und kannst ihm zusätzliche Details durch einen Kommentar mitliefern.
Nachdem die Abwesenheit erstellt wurde, kannst du zudem ein Dokument hochladen, wie z.B. eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes.
In der Folge wird dein Arbeitgeber informiert, kann die Abwesenheit anpassen und sie am Ende genehmigen, worüber dann du wiederum informiert wirst.
Schichtplan und Auswertung
Via Email wirst du benachrichtigt, wenn dein Arbeitgeber einen neuen Wochenplan veröffentlicht hat, in dem Schichten für dich verfügbar sind. Je nach Einstellung und Ansage deines Arbeitgebers kannst du dich nun auf offene Schichten bewerben, Bewerbungen wieder zurückziehen, deine Schichten einsehen, deine Schicht zum Tauschen anbieten oder auch von deiner Schicht zurücktreten. Wenn eine Schicht voll besetzt ist, kannst du dich auf die Warteliste setzen, und deinem Arbeitgeber damit Alternativen anbieten.
Wenn dein Arbeitgeber mehrere Standorte hat, nutze die Standortauswahl um zu den Wochenplänen der einzelnen Standorte zu gehen. Auf dem Smartphone in der App kannst du auch standortübergreifend alle verfügbaren Schichten sehen.
Unter dem Reiter Auswertung kannst du verschiedene Zeiträume filtern, und so unabhängig von Wochenplänen deine Arbeitszeit einsehen. Je nach Einstellung kann diese von deinem Arbeitgeber oder dir selbst aktualisiert werden, ohne, dass dadurch die Schicht im Wochenplan verändert wird. Die Auswertung kann also als ein digitaler Stundenzettel fungieren.
Video Einführung: Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto
Zeiterfassung
Unter Zeiterfassung oder in deinem Profil kannst du eine PIN erstellen, die du dir merken solltest. Dies kann auch dein Arbeitgeber für dich übernehmen, in jedem Fall wirst du via Email über diese PIN informiert.
Das Terminal ist eine separate App für Android, iOS oder als Web-App. Diese wird mit den Login Daten von Staffomatic aktiviert, was je nach Einstellung ggf. nur dein Arbeitgeber machen kann. Der Arbeitgeber wird dich darüber informieren, wo du dich ein- und ausstempeln kannst.
Sollte dein Arbeitgeber das Terminal für dein Smartphone freigeben, benötigst du keine PIN mehr, um deine Zeiterfassung zu beginnen, zu beenden oder mit einer Pause zu unterbrechen.
Achtung! Bitte beachte die Pausenregelung deines Arbeitgebers bzw. deines Arbeitsvertrages
Arbeitszeitkonto
Das Arbeitszeitkonto rechnet deine Sollstunden gemäß Arbeitsvereinbarung bei deinem Arbeitgeber gegen deine tatsächlichen Arbeitszeiten (entweder aus der Auswertung oder der Zeiterfassung), die Feiertage und bezahlten Abwesenheiten, und errechnet mit diesen Daten mögliche Zuschläge und Überstunden.
Am Ende einer Abrechnungsperiode kann dein Arbeitgeber dich einladen die Abrechnung zu überprüfen.
Falls Löhne aktiviert sind, kann dein Stundenlohn 1 betragen. Hintergrund ist dann, dass der Lohn als Zeitwert zweckentfremdet wird, um die Zeitzuschläge korrekt berechnen zu können.
FAQ- Häufig gestellte Fragen
Ich weiß mein Passwort nicht mehr, kann ich ein neues erstellen?
>>Ja, gehe auf www.staffomatic.com/de/login, gib deine Email Adresse ein und wähle das Konto aus, in das du dich einloggen möchtest. Nun klicke einfach auf "Passwort vergessen?" und folge den Anweisungen.<<