Wie archiviere, sperre oder lösche ich Mitarbeiter, wenn sie das Unternehmen verlassen oder freigestellt werden?
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen (temporär) und soll keinen Zugriff mehr auf die Daten haben bzw. soll nicht mehr abgerechnet werden.
1. Allgemeines
Bei Staffomatic werden Rechnungen an Hand der User Anzahl gestellt, daher kann es hilfreich sein, die Anzahl zu verringern.
Monatliche Abrechnung: Das System schaut, wie viele User zum Zeitpunkt der letzten Rechnungsstellung existierten + wie viele erstellt worden sind und rechnet diese ab. Wenn du User löscht kann es also im schlechtesten Fall knapp zwei Monate dauern, bis davon profitiert werden kann. Lösche User also bestenfalls kurz vor Rechnungserstellung, damit du nach einem Monat Kosten Einsparungen verbuchen kannst.
Jährliche Abrechnung: Das System schaut zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung, wie viele User im System sind. Dies stellt das Kontingent dar. Jeder weitere Mitarbeiter erhöht das Kontingent und eine zusätzliche Rechnung wird erstellt. Für die Treue werden 10% Rabatt gewährt. Dadurch ist aber keine Gutschrift möglich, wenn User gelöscht werden, da sonst der Rabatt obsolet wäre.
2. Sperren (Professional-, Premium- und Enterprise Abonnements)
Du kannst im jeweiligen Mitarbeiter sperren durch Klick der gelben Schaltfläche oben rechts im Profil.
In unseren neuen Abrechnungsplänen rechnet das System alle Mitarbeiter-Profile ab, die im Account angelegt sind - unabhängig davon, ob sie gesperrt sind, oder nicht. Auch gesperrte Profile werden abgerechnet, da die Daten der User aufbewahrt werden und effektiv Server Kosten zustandekommen.
Bevor ein Mitarbeiter-Profil gesperrt wird empfehlen wir an dieser Stelle immer die Speicherung bzw. einen Export aller relevanten Daten.
Staffomatic stellt lediglich das System zur Verfügung und ist nicht verantwortlich für die Einhaltung von gesetzlichen Nachweispflichten der Arbeitgeber.
Wurde ein Mitarbeiter-Profil gesperrt, hat der Mitarbeiter keinen Zugang mehr zu seinem Staffomatic Profil und er kann sich mit seinen Login-Daten nicht mehr einloggen. Dies bedeutet auch, dass das gesperrte Mitarbeiter-Profil nur noch mithilfe des Filter „Gesperrt“ auffindbar ist.
Hier kann der User wieder entsperrt werden, was notwendig ist, sollte der User wieder verplant werden sollen oder Exporte getätigt werden.
Der Planer kann auch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig sperren oder löschen.
3. Notwendige Exporte zur Datensicherung
Unter dem Reiter „Auswertung“ kannst du alle Arbeitseinsätze und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter in den Formaten CSV und XLS exportieren.
Hier wird ein User ausgewählt und der Zeitfilter auf die Dauer der Anstellung angepasst. Die Suche erfasst alle bestehenden Arbeitseinsätze und Abwesenheiten, gelöschte Einträge können nicht mehr aufgerufen werden.
Sollte die Zeiterfassung genutzt worden sein, können diese Daten unter "Zeiterfassung" > "Erfasste Arbeitszeit" in den Formaten CSV und XLS exportiert werden.
Sofern auch im Rahmen des Premium Abonnements ein Arbeitszeitkonto geführt worden sein, können die Ergebnisse unter dem Reiter "Arbeitszeitkonten" > Unterpunkt: "Arbeitszeitkonten" in den Formaten CSV und XLS exportiert werden.
Daten aus dem Arbeitszeitkonto werden nur dann angezeigt, wenn die AZK-Einstellung des Mitarbeiter-Profils "aktiv" ist.
Die Detailansichten müssen einzeln exportiert werden pro Monat.
Zusätzlich können alle Mitarbeiter-Daten aus den Mitarbeiter-Profilen unter dem Reiter "Mitarbeiter" in den Formaten CSV und XLS exportiert werden. Diese Daten können nur gebündelt (z.B. alle "Aktiven" oder "Gesperrten") in den Formaten CSV und XLS exportiert werden.
Kurzüberblick der Export-Möglichkeiten:
- Reiter "Auswertung" = Arbeitseinsätze und Abwesenheiten
- Reiter "Zeiterfassung" = Erfasste Arbeitszeiten (Terminal)
- Reiter "Arbeitszeitkonto" = Erfasste Über- und Unterstunden
- Reiter "Mitarbeiter" = Mitarbeiter-Daten.
4. Löschen
Wenn Profile nicht abgerechnet werden sollen müssen diese auch wirklich gelöscht und nicht nur gesperrt werden. Diesen Hinweis findest du sonst auch jedes mal, wenn du mit der Maus über den Button „Sperren“ fährst.
Beim Löschen werden WIRKLICH alle Daten unwiderruflich gelöscht!
Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter gelöscht wird und später neu erstellt wird sind nicht plötzlich alle Arbeitseinsätze und Zeiterfassungen wieder da. Alle Daten im Zusammenhang mit dem User werden gelöscht, auch Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten oder zugehörige Arbeitsbereiche.
Klicke den Mitarbeiter an und klicke auf die weiße Schaltfläche "Mitarbeiter löschen" und bestätige die Nachfrage, ob du dir sicher bist, mit "ja". Das war's, weg ist der User.
