Wie funktioniert die API Integration zwischen Staffomatic und Personio?

Das Einrichten der Schnittstelle zu Personio ist schnell gemacht. Allerdings muss in beiden Systemen etwas eingestellt werden. Für diese Einstellungen benötigst du Admin-Rechte in Personio und Staffomatic.

Was kann die Integration eigentlich?

Die Integration kann grob gesagt folgende Syncs durchführen:

  • User erstellen (Personio zu Staffomatic)
  • Abwesenheiten (2-Wege)
  • Zeiterfassungen (Staffomatic zu Personio)
  • User sperren (Personio zu Staffomatic)

Näheres dazu erfährst du bei den einzelnen Schritten der Einrichtung.

Was benötige ich für die Integration?

Natürlich benötigst du ein Abonnement bei Personio, aber auch bei Staffomatic.

Welches Abonnement soll es denn sein?

Wenn du Abwesenheiten synchronisieren willst: Du benötigst Basic + Abwesenheiten

Wenn du Zeiterfassungen synchronisieren willst: Du benötigst Basic + Zeiterfassung

Wenn du beides synchronisieren willst: Du benötigst Professional

Neben einem Abonnement passend zu den Daten, die du synchronisieren möchtest, muss noch entschieden werden, wie die Integration gemanaged werden soll.

Nur ein einziger User in Staffomatic kann die Integration betreuen!

Das bedeutet, es könnte Sinn machen einen Login in Staffomatic, einen User zu haben, den sich, sofern es mehrere Bearbeiter geben soll, diese Bearbeiter teilen können. Zum Beispiel admin @ deine Firma.de.

Sollte der Bearbeiter gewechselt werden müssen, ist dies nur über ein Support Ticket und ggf. mit einigen Tagen Wartezeit möglich.

Einstellungen in Personio:

1. Zunächst muss in Personio ein Credential erstellt werden. Das sind Informationen, die unsere Schnittstelle benötigt um zu wissen, welche Accounts miteinander verbunden werden sollen.

Hier gibt es einmal die Möglichkeit die beiden Informationen sich zu notieren und später manuell in Staffomatic einzutragen oder du erstellst dir eine Credentials-Datei, die später einfach in Staffomatic hochgeladen werden kann.

Bitte gehe hierfür in Personio auf Einstellungen > API > Credentials

2. Der zweite Schritt ist die Definition, auf welche Informationen Zugriff gewehrt wird über die Schnittstelle. Hierfür müssen sogenannte Attribute ausgewählt werden.

Folgende Attribute müssen hier aktiv sein:

- Name

- Vorname

- E-Mail

- Wochenarbeitsstunden

- Anzahl der Urlaubstage

- erster Arbeitstage

- letzter Arbeitstag

Bitte gehe hierfür in Personio auf Einstellungen > API > Zugriff (Editieren)

Einstellungen in Staffomatic:

1. Gehe bitte in Staffomatic auf den Reiter Integrationen und wähle die Personio-Integration aus. Folge den Installationshinweisen.

2. Klicke bitte nun in die installierte Integration und starte das Setup. Das Setup besteht aus nur vier kleinen Schritten. Im ersten Schritt hast du hier die Möglichkeit die Credentials-Informationen einzutragen oder als Datei hochzuladen. (1. Update Personio Credentials)

3. Nun kommen wir zur Definition der Informationsquellen. (2. Select sync sources)

Die Mitarbeiterstammdaten können nur von Personio zu Staffomatic gesynct werden. Daher gibt es hier keine weitere Einstellmöglichkeit. Personio ist dabei das führende System. Möchtest du später Mitarbeiterstammdaten ändern, muss diese Änderung in Personio durchgeführt werden. Falls eine Änderung der Stammdaten in Staffomatic getätigt wird, ist diese nach spätestens 120 Min. hinfällig.

Bei dem zweiten Punkt kannst du entscheiden, ob die Datensätze der Zeiterfassungen aus Staffomatic zu Personio gesynct werden sollen oder ob du diese Funktionalität deaktivieren möchtest.

Der dritte Punkt definiert aus welchem System die Abwesenheiten gepusht werden sollen. Hier hat man die Möglichkeit Personio wie auch Staffomatic als führendes System einzustellen.

Klicke bitte nun auf Speichern und warte einen kleinen Augenblick.

Das System fragt über die Schnittstelle die Mitarbeiterstammdaten ab. Dies kann abhängig von der Menge der Datensätze einige Sekunden dauern.

Nun siehst du alle User die in Personio gefunden worden sind. Jetzt musst du entscheiden, welche dieser Profile nach Staffomatic übertragen werden sollen. (3. Config users sync)

Der letzte Schritt sind die individuellen Feinabstimmungen. Folglich erkläre ich dir, die Einstellungen (4. Sync Options)

 

Enable background sync

Diese Funktion ist elementar und sollte auf Yes gestellt werden. Erst dann kann die Schnittstelle die Daten synchronisieren.

Enable personio hire date

Diese Funktion ist Sinnvoll, wenn du möchtest, dass User erst Zugang zu Staffomatic bekommen, wenn der Erste Arbeitstag (hire date) erreicht ist.

Enable personio last working day

Ähnlich wie bei der Funktion oben geht es hier aber um den letzten Arbeitstag. Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt bzw. "last working day" erreicht ist, wird er automatisch gelockt und kann sich nicht mehr in Staffomatic einloggen. (Achtung: er wird weiterhin berechnet)

Only approved staffomatic absences

Diese Einstellung greift nur, wenn du bei Punkt 2 Select sync sources Staffomatic als führendes System für Abwesenheiten ausgewählt hast. Hier kannst du entscheiden, ob alle Anträge nach Personio übertragen werden sollen oder nur die, die genehmigt oder abgelehnt worden sind.

Only verified staffomatic work timers

Diese Einstellung ermöglicht dir entweder alle abgeschlossenen Datensätze aus der Zeiterfassung zu Personio zu übertragen oder nur diese, welche den Status Bestätigt haben. Du hast nämlich die Möglichkeit in der Auswertung der Zeiterfassung die Datensätze als Bestätigt zu markieren, wenn du diese geprüft hast. Diese Funktion minimiert somit das Risiko für das Übertragen fehlerhafter Datensätze in Personio.

Invite Saffomatic User

Diese Einstellung verschickt beim ersten Sync Einladung an die E-Mail-Adressen aller User die du bei Punkt 3. Config User Sync auf Yes gestellt hast. Bitte stelle sicher, dass deine Mitarbeiter darüber informiert sind und diese Einladung auch annehmen. Solltest du noch Zeit benötigen, kannst du deine Mitarbeiter auch noch später manuell Einladen.

Die weiteren Einstellungen sind vorerst nicht wichtig für dich und können übersprungen werden.

Bitte klicke abschließend auf Speichern. Die Schnittstelle ist eingerichtet.

Der erste Sync wird morgens oder abends stattfinden.

Abwesenheitskategorien in Staffomatic erstellen

Der letzte Schritt ist die manuelle Erstellung der Abwesenheitskategorien in Staffomatic. Hierbei ist es wichtig das gleiche Wording zu nutzen wie in Personio.

Zum Beispiel heißt eine Abwesenheitskategorie in Personio Bezahlter Urlaub, so muss diese auch Bezahlter Urlaub in Staffomatic heißen. Nur dann kann das System die beiden Kategorien Matchen.

 

FAQ

 

Werden alle Timer zu Zeitpunkt der Sync übertragen?

Je nach Einstellung (sollen nur bestätigte Timer gesynct werden?), sollten alle Timer, die zu Zeitpunkt der Sync minus einer Stunde (tendenzieller Beginn der Sync) abgeschlossen bzw. bestätigt wurden, gesynct werden.

 

Wie kann ich die Snyc auslösen?

Gar nicht. Die Sync findet zu festen Zeiten morgens und abends statt.

 


Did this answer your question?