Administrateur, gestionnaire, employés - Gestion des profils, Qui est autorisé à faire quoi, Création et invitation des employés
Titulaire du compte
La personne qui crée un compte est le "titulaire du compte" et toujours aussi l'administrateur (en abrégé : admin). L'administrateur peut faire d'un autre administrateur le propriétaire du compte, mais il perd son statut de propriétaire (il ne peut y en avoir qu'un seul). Vous trouverez cette option dans les paramètres du compte du propriétaire du compte.
Les rôles et leurs droits
Staffomatic propose les 3 rôles suivants :
- Admin
- Directeur
- Employés
Seul un administrateur peut déterminer le rôle et attribuer ou refuser différents droits à un profil (voir ci-dessous pour l'explication).
Important : l'affectation aux zones de travail est une condition préalable à tous les rôles de la division en équipes dans l'horaire hebdomadaire.
Les managers sont des employés ayant des droits spéciaux. Ceux-ci peuvent être définis dans le profil de l’employé en question.
Les employés n'ont aucun droit administratif. Toutefois, les fonctions disponibles et la visibilité des employés peuvent être limitées à différents endroits. Vous trouverez plus d'informations dans les articles sur les absences et le calendrier hebdomadaire.
Profil et droits en tant qu'administrateur
Droits
Une vision et un accès illimités à tous les secteur d’activités. Les administrateurs peuvent consulter et modifier toutes les données et changer le compte dans les paramètres de base (par exemple, le plan, les données comptables). Ils peuvent également annuler ou supprimer le compte.
Détails du profil
Peut être ajusté à tout moment de manière indépendante en tant qu'administrateur ou par un autre administrateur.
Profil du manager et de l'employé
Chaque nouvel utilisateur est d'abord créé en tant qu'employé. Le rôle peut alors être modifié dans le profil de l'employé.
Détails du profil et droits
Les managers et les employés peuvent compléter leurs propres informations lors de l'activation de leur accès et profil, mais ne peuvent pas modifier leur propre rôle dans le profil. Les administrateurs ont la possibilité d’entrer des données au préalable pour les profils des employés.
Données obligatoires : nom, prénom, rôle
Facultatif : photo de profil, coordonnées, date de naissance, numéro d'identification, ...
Créer un profil sans adresse électronique
- Pas d'accès au compte Staffomatic et aux fonctions connexes
- Pas de visualisation indépendante des plannings hebdomadaires, y compris les fonctions liées (échanger, se porter candidat à un créneau)
- L'employé n'est planifié que manuellement par les administrateurs ou les gestionnaires et ne peut voir ses heures de travail et créneaux attribués que sur une impression ou une exportation des données.
Une adresse électronique peut être saisie par la suite. L'employé correspondant recevra alors automatiquement une invitation à activer l'accès au profil.
Créer un profil avec une adresse électronique
- Envoi direct d'une invitation avec possibilité d'activation de l'accès
- L'utilisateur peut utiliser immédiatement toutes les fonctions (selon le plan, le calendrier et les droits) après l'activation de l'accès.
- Reçoit toutes les notifications pertinentes par courrier électronique après l'activation.
- Important ! Si les entreprises utilisent des adresses électroniques propre à la société (type nom@nomdelentreprise.com, veuillez vous assurer que celles-ci ont déjà été créés et activées par votre propre service informatique. Dans le cas contraire, une erreur se produira et l'invitation ne pourra pas être délivrée.
- L'envoi du courrier d'invitation peut prendre jusqu'à 15 minutes. Si nécessaire, vérifiez si le courrier s'est retrouvé dans le spam (vérifiez non seulement dans l'application de messagerie mais aussi dans le login sur le site du fournisseur). Dans ce cas, Staffomatic doit être ajouté comme contact, le message doit être marqué comme "No Spam" ou l'expéditeur doit être ajouté à la liste des contacts sûrs (les noms varient selon le fournisseur).
Différenciation - managers et employés
Manager
Les droits ne peuvent être définis que par un administrateur. Ce rôle convient donc aux personnes qui sont responsables de la planification mais qui n'ont pas besoin de tous les droits d'accès. Les droits cédés ne sont valables que dans les zones de travail propres.
Employés
Dans leurs secteurs de travail, ils peuvent consulter les horaires hebdomadaires et, selon les paramètres, également les absences et l'occupation des créneaux.
Gérer les profils existants
Les profils déjà créés se trouvent dans la rubrique "Employés".
Une recherche ciblée et l'utilisation de filtres vous permettent de gagner du temps lors de vos recherches.
Il vous manque un profil ou un employé semble avoir disparu ? - Regardez sous "Statut" (par exemple, non confirmé ou sans espace de travail).
Ouvrir et modifier le profil
a.) Si vous cliquez sur le nom dans la liste, le profil s'ouvre. Cliquez ensuite sur "modifier" pour accéder aux détails du profil.
b.) Si vous cliquez sur le crayon dans la liste, à droite sous "Actions", vous pouvez directement modifier les détails du profil.
Dans le profil lui-même, vous pouvez consulter des informations sur les disponibilités régulières, les absences, la saisie des temps et les champs des employés. Les possibilités d'accès au profil du gestionnaire se trouvent dans la rubrique "Autorisations".
Les employés peuvent mettre à jour leurs propres données de base et coordonnées ainsi que leurs propres disponibilités et absences, à condition que ces dernières aient été rendues visibles pour les employés.
Supprimer et/ou verrouiller un profil
Avant de choisir entre "verrouiller" et "effacer", nous vous recommandons la chose suivante Sécurisez toutes les données pertinentes !
Staffomatic fournit uniquement le système et n'est pas responsable des obligations de vérification en tant qu'employeur.
Supprimer -> Toutes les données (y compris les affectations de travail, les relevés d'heures, les absences) seront irrévocablement supprimées.
Verrouiller -> L'accès est bloqué pour l'utilisateur et peut être déverrouillé plus tard. Le profil avec toutes les données associées est conservé et continue d'être maintenu dans le système. Par conséquent, ce profil continuera à être facturé.
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