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Erste Schritte

Strukturierte Planung

Du bist neu bei uns? In diesem Artikel findest du Start-Hilfe für die Planung!

Vorab Überlegungen
Standorte anlegen und verwalten
Arbeitsbereiche
Wochenplan und Schichten
Mitarbeiteransicht, Bewerben, Tauschen
Abwesenheiten und spezielle Tage

1. Vorab Überlegungen

Staffomatic ist ziemlich flexibel und wird daher häufig auch Zweckentfremdet. Wahlweise werden Filialen, Aufträge, Fahrzeuge oder Kunden mit in das System integriert. Grundsätzlich gibt es nicht nur unterschiedliche Rollen bei den Mitarbeitern (Admin, Manager und Mitarbeiter), sondern auch unterschiedliche Ebenen der Kontoführung.
Ganz oben stehen die Standorte. Diese werden häufig genutzt, um geographisch getrennte Einheiten zu planen. Alternativ werden darüber auch Kunden angelegt, wenn diese z.B. längerfristig bedient werden. Des Weiteren denkbar sind Produktionsstandorte, Einsatzgebiete oder Abteilungen.
Darunter folgen die Arbeitsbereiche. Typischer Weise ist hier der Name Programm. Die Arbeitsbereiche müssen für jeden Standort einzeln angelegt werden. Häufig stellen auch Arbeitsbereiche Kunden dar oder Fahrzeuge oder Aufträge.
Die unterste Ebene sind die Notizen, die man einer einzelnen Schicht in einem Wochenplan anhängen kann. Hier lassen sich je nach Einstellung entweder Planungs-Erinnerungen für die Schichtplaner hinterlegen, oder aber für den Mitarbeiter sichtbare Informationen z.B. über den Kunden.

2. Standorte anlegen und verwalten

Für die allgemeine Verwendung von Staffomatic muss mindestens ein Standort angelegt sein. Nutze die obere Leiste zum Navigieren.

Klick auf das Feld “Neuen Standort anlegen" über die obere Navigationsleiste
Gebe einen Namen ein und passe die restlichen Einstellungen an.
Speichern nicht vergessen!

Ab sofort kann der Standort verwaltet und jederzeit wieder bearbeitet werden.
Über die obere Leiste gelangt man ganz schnell zu “Standorte verwalten”. Bei mehreren Standorten empfiehlt sich dort dann das Suchfeld.

Möchtest du zwischen verschiedenen Standorten wechseln:

Klick auf die obere Leiste
Auswahl des Standorts oder "Standortübergreifend" oder wähle direkt einen Standort aus der Liste aus

Wer in welchem Standort eingeteilt ist, lässt sich im jeweiligen Standort unter "Mitarbeiter" einsehen. Optional gelangt man zu der Mitarbeiterliste über "Standorte verwalten" -> Klick auf die blau geschriebene Mitarbeiterzahl

3. Arbeitsbereiche

Vorab:

Die Arbeitsbereiche dienen der weiteren Aufteilung für die Planung von Schichten. Ist ein Mitarbeiter nicht in bestimmte Arbeitsbereiche eingeteilt, kann er auch nicht in zugehörigen Schichten eingeplant werden oder diese sehen.

Anlegen und Verwalten von Arbeitsbereichen:

Klicke auf das blaue Feld “Arbeitsbereich anlegen”
Gebe einen Namen ein, wähle unter welchem Standort der Arbeitsbereich zunächst laufen soll
Wähle eine Farbe

Bearbeiten und Einteilen:

Trage gezielt Mitarbeiter ein / aus oder füge alle hinzu / trage alle aus
Über den Stift oder die Köpfe in der Übersicht unter "Aktionen" sind Anpassungen jederzeit möglich
Die zuletzt getätigte Änderung kann über die Schaltfläche “Zurücksetzen” rückgängig gemacht werden

Optional kannst du das jeweilige Mitarbeiterprofil aufrufen und den Mitarbeiter dort über "Aktionen" und "Bearbeiten" in Arbeitsbereiche einteilen.

Speichern und Löschen:

Vergesse nicht getätigte Änderungen per Klick auf den Button zu speichern!
Löschen: Klicke auf den “Stift” unter “Aktionen” und dann auf das Mülleimer Symbol in der rechten Ecke. Oder gehe direkt auf den kleinen Mülleimer unter "Aktionen".

Achtung! Sobald der Arbeitsbereich gelöscht wurde, werden automatisch alle Mitarbeiter ausgetragen und die zugehörigen Schichten aus den Wochenplänen entfernt. Dies lässt sich nicht rückgängig machen!

4. Wochenplan und Schichten

Hier werden Dienstpläne in einem Standort erstellt, Schichten geplant und die Personaleinsatzplanung getätigt.

Klicke auf das ” + “ links neben der Monatsanzeige, in der oberen Leiste
Definiere den Zeitraum und bestimme bereits hier die weiteren Einstellungen des Wochenplans über “Mehr Optionen”
Klicke auf “Speichern” um den Plan anzulegen
Nun kann über ein Plus neben dem Datum oder in den leeren Feldern der Arbeitsbereiche eine Schicht angelegt werden.
Speichern der neu angelegten Schichten nicht vergessen!

Mehr Optionen

Die zusätzlichen Optionen werden als Dropdown Akkordeon angezeigt, so kann besser die Übersicht gewahrt werden.

Bei Sichtbarkeit sind folgende Standardeinstellungen veränderbar:

Mitarbeiter können Belegungen einsehen (wenn sie in denselben Arbeitsbereich eingeteilt sind). Entziehe diese Option, um ggf. Neid auf Arbeitseinsätze zu vermeiden.
Mitarbeiter können Bewerbungen einsehen (wenn sie in denselben Arbeitsbereich eingeteilt sind). Entziehe diese Option, um ggf. zu verhindern, dass sich auf Grund vorhandener Bewerbungen nicht noch mehr Mitarbeiter bewerben.
Notizen sichtbar. Wenn die Notizen nur zur Planung dienen sollen, dann deaktiviere diese Option.

Bei Berechtigungen sind folgende Standardeinstellungen veränderbar:

Doppelbelegungen sind nicht erlaubt. Erlaube sie, um bestehende Arbeitseinsätze auch aus anderen Standorten zu ignorieren und Überschneidungen zuzulassen. Aber Achtung! In der Auswertung wird eine Belegung von 8-12 und eine von 10-14h mit 8 Gesamtstunden berechnet.
Bewerbungen werden nicht automatisch angenommen. Lasse sie automatisch annehmen, sofern die Maximalstunden des Mitarbeiters nicht überschritten werden. Der Mitarbeiter wird sofort in die Schicht eingeteilt, bis das Maximum benötigter Mitarbeiter erreicht ist. Danach verbleiben die Mitarbeiter als Bewerber in der Warteliste.
Mitarbeiter können sich nicht aus Schichten austragen. Erlaube ihnen ihre Belegung zu löschen, allerdings wird darüber nicht informiert.
Schichten können getauscht werden. Mitarbeiter desselben Arbeitsbereiches können Schichten zum Tausch anbieten und Tauschanfragen akzeptieren. Diese können befristet werden. Weitere Details später im Text.

Bei Schicht-Einstellungen kann festgelegt werden, wie eine Schicht standardmäßig aussehen soll, wenn sie erstellt wird. Wenn jeden Tag von 8-17 Uhr mit einer Stunde Pause gearbeitet wird, kann das hier hinterlegt werden. Sobald im Wochenplan eine Schicht erstellt wird, sieht sie immer so aus, kann aber natürlich noch bearbeitet werden.

Bei Ansicht kann der Wochenplan so beschränkt werden, dass Tage, an denen eh nie gearbeitet wird, einfach ausgeblendet werden. Dadurch werden die restlichen Tage größer dargestellt.

Zudem wird bei einigen Betrieben nie nachts gearbeitet. Von 0 Uhr bis X oder von Y bis 24 Uhr kann die Ansicht eines Tages verkleinert werden, um die Kalenderansicht zu verbessern.

Achtung! Die Wochenplan Optionen sind immer nur für die jeweilige Woche. Wenn die Standardeinstellungen verändert werden sollen, muss zu "Standort Verwalten" (siehe oben) gewechselt werden und die Änderungen dort hinterlegt werden. Die Einstellungen aus dem Standort greifen dann immer für neu erstellte Wochenpläne.

Ist eine Einteilung über die Liste oder per Drag&Drop nicht möglich, wird ein Hinweis aufgezeigt. Eine Einteilung verhindern kann unter anderem:

Doppelbelegungen sind nicht erlaubt. Es liegt bereits ein Arbeitseinsatz vor. Dieser befindet sich wohlmöglich auch in einem anderem Standort.
Es liegt eine bestätigte Abwesenheit vor. In der Mitarbeiteransicht erhält man Aufschluss über die Abwesenheit. Wenn die Abwesenheit erst nach Erstellen der Schicht erstellt und genehmigt wird, gibt es die Möglichkeit die Einsätze bestehen zu lassen.
Der Mitarbeiter ist dem Arbeitsbereich noch nicht zugeteilt. Nur Mitarbeiter des Arbeitsbereiches, in dem die Schicht erstellt wurde, können diesen auch zugeteilt werden.

Veröffentlichen und Änderungen senden

In der unteren rechten Ecke befindet sich der Button zum "Veröffentlichen" oder "Änderungen senden". Dieser sollte gelb sein. Sobald ein Plan veröffentlicht ist und keine Änderungen vorliegen wird der Button blau (keine Aktion notwendig) und alle User können ihre Schichten und Änderungen sehen.

Durch Klick auf den Button gibt es eine letzte Möglichkeit die Wochenplan Einstellungen zu ändern sowie auszuwählen, dass die Mitarbeiter über die Veröffentlichung per E-Mail Benachrichtigung informiert werden sollen.

Vorlagen und Schichten importieren

Ein Wochenplan wird sofort als Vorlage gespeichert, wenn man diesem im Feld "Vorlage" benennt. Diese Eingabe ist optional und kann nachträglich geändert werden.
Zum Löschen oder zur Änderung des Namens der Vorlage kehre immer zum ursprünglichen Plan der Vorlage zurück. Gehe dann auf "Bearbeiten" und leere oder verändere das Feld für "Vorlage". Nur noch "Speichern" und du bist fertig!

Zum Importieren klickst du unter Wochenplan auf die 3 Punkte und "Schichten importieren". Hier kann unter den angelegten Vorlagen gewählt werden und wahlweise nur bestimmte Arbeitsbereiche mit oder ohne Belegung importiert werden.

Achtung! Das Importieren nimmt etwas Zeit in Anspruch. Bitte klicke nur ein mal auf "Speichern", nach maximal 10 Sekunden sollte der Import abgeschlossen sein.

Veröffentlichung rückgängig machen

Es gibt einen Trick, wie eine Veröffentlichung rückgängig gemacht werden kann. Dazu einfach den Wochenplan als Vorlage speichern und in einer leeren Woche importieren, ohne ihn dort zu veröffentlichen. Hier müssen wir der Woche erneut einen Namen geben und ihn dadurch als Vorlage speichern. Nun kann der fälschlich veröffentlichte Wochenplan gelöscht werden und danach neu erstellt werden, wonach nur noch die Vorlage importiert werden muss.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass Bewerbungen und Wartelisten nicht übernommen werden können.

Schichten

Eine Schicht lässt sich nur beim Erstellen innerhalb eines Arbeitsbereiches für alle Tage der Woche kopieren. Klicke dazu auf "Wiederholen" und markiere die entsprechenden Tage.
Wenn an dieser Stelle eine Pause eingetragen wird, wird diese von der Brutto Arbeitszeit abgezogen.
Wenn das Schichtende offen gelassen wird, wissen die Mitarbeiter, dass noch nicht klar ist, wann die Schicht beendet sein wird. Es kann dennoch ein Schichtende eingetragen werden, um eine theoretisch/eventuell erwartete Arbeitszeit zu hinterlegen.
Um in der Navigation der Wochenpläne die 100% zu erreichen und den Mitarbeitern die benötigte Anzahl an Mitarbeitern für eine Schicht zu suggerieren, sollte auch die Anzahl für die Schicht benötigter Mitarbeiter angegeben werden.
Zusätzlich können Notizen hinterlegt werden. Lege in den Wochenplan Optionen fest, ob diese nur für die Planer als Hilfestellung sichtbar sein sollen, oder auch für die Mitarbeiter um ihnen hilfreiche Informationen für die Schicht mit auf den Weg zu geben.

Abonnieren und in eigene Kalender integrieren

Arbeitseinsätze können 1 Woche in die Vergangenheit und 4 Monate in die Zukunft per URL abonniert und in Google Calendar oder iCal integriert werden.
Beachte: Diese Funktion bietet ausschließlich die Ansicht eigener Schichten oder aller Schichten. Es können über den eigenen Kalender keine Änderungen am Wochenplan vorgenommen werden. Mitarbeiter können nur ihre eigenen Arbeitseinsätze abonnieren.

5. Mitarbeiteransicht, Bewerben und Tauschen

Mitarbeiter sehen nur Arbeitsbereiche, in die sie eingeteilt sind. Selbiges gilt für Standorte. Allgemein kann in den Standort Einstellungen oder spezifisch für die Woche in den Wochenplanoptionen festgelegt werden, ob Mitarbeiter Belegungen einsehen dürfen oder nur sich selbst sehen dürfen.
In den Abwesenheiten kann in den Einstellungen festgehalten werden, ob Mitarbeiter die Abwesenheiten der Kollegen sehen dürfen. Ferner kann in den einzelnen Abwesenheiten Kategorien eingestellt werden, ob diese für den Mitarbeiter auswählbar sind.

Ein großer Vorteil von Staffomatic ist die Möglichkeit der Auslagerung von Teilen der Planung an die Mitarbeiter. Wir können z.B. Schichten mit einer beliebigen Zahl an benötigten Mitarbeitern veröffentlichen. Alle Mitarbeiter, Manager und Admins, die in den Arbeitsbereich der veröffentlichten Schicht eingetragen sind erhalten nun eine E-Mail Benachrichtigung, dass neue Schichten verfügbar sind und können sich über den Link in der E-Mail bei Staffomatic einloggen oder über ihre mobile Smartphone App (siehe Artikel) und sich auf die freie Schicht bewerben.
Der Admin oder Manager mit entsprechenden Rechten hat zuvor die Möglichkeit in den Standort Einstellungen oder den Wochenplan Optionen festzulegen, ob Bewerbungen automatisch angenommen werden sollen. Dann herrscht das Prinzip wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Alternativ kann ein User auch manuell durch den Planer als Bewerber eingetragen werden, dazu einfach in die Schicht klicken und den Mitarbeiter verschieben.
Sollte die Bewerbung nicht automatisch angenommen werden, kann der Mitarbeiter seine Bewerbung noch zurückziehen und der Planer erhält im Dashboard des Standortes den Hinweis unter Aktivitäten, dass sich ein User für eine Schicht beworben hat. Klicke die Aktivität an um genau zu der entsprechenden Schicht zu gelangen. Im Wochenplan steht alternativ an der Unterkante der Schicht die Anzahl der Bewerbungen. Klicke in die Schicht, um die Bewerbung zu bearbeiten.
Wenn die Belegung vollständig ist, können sich Mitarbeiter noch auf die Warteliste setzen lassen und damit suggerieren, dass sie im Falle des Falls für einen Tausch bereit wären oder um durch den Planer eingesetzt zu werden.

Manchmal passt eine Schicht doch nicht, weil ein User triftige Gründe hat. Falls der Admin es wünscht, kann in den Standort Einstellungen generell oder in den Wochenplan Optionen für die spezielle Woche die Tauschfunktion freigeschaltet werden, oder alternativ Selbstaustragungen gestattet werden.

Beim Tauschen können User, die in eine Schicht eingeteilt wurden, diese zum Tausch freigeben. Alle Mitarbeiter, die in den entsprechenden Arbeitsbereich eingeteilt sind, erhalten nun eine Mail, und können die Schicht übernehmen. Der Mitarbeiter muss bestätigen, dass ihm klar ist, dass er in der Schicht eingeteilt bleibt, bis sich jemand zum Tauschen gefunden hat.
Es lässt sich zudem begrenzen, wie viele Tauschanfragen ein User pro Woche stellen kann und bis wann vor Schichtbeginn dies möglich ist.
An der Unterkante der Schicht wird nun angezeigt, dass es eine Tauschanfrage gibt, gleiches gilt für die Aktivitäten Spalte im Dashboard.

Beim Austragen aus einer Schicht kann der Mitarbeiter sich selber aus der Belegung löschen. Dies macht aber in den wenigsten Fällen Sinn.

6. Abwesenheiten und spezielle Tage

Abwesenheiten und Kategorien

Voraussetzung für die Nutzung: Mindestens eine Kategorie für Abwesenheiten (z.B. Urlaub) wurde angelegt.
Lege eine Kategorie an und bestimme zugehörige Rechte, Bezeichnung und Farbe. Nun können in dieser Kategorie Abwesenheiten eingetragen, ggf. Anträge gestellt und genehmigt werden.
Idealerweise sind im Mitarbeiterprofil die vertraglich vereinbarten Urlaubstage hinterlegt worden.

Abwesenheitsanträge

Lege in der Abwesenheitskategorie fest, ob Mitarbeiter diese sehen und auswählen dürfen. Manager mit entsprechenden Rechten können nur Anträge von Mitarbeiter bearbeiten. Anträge anderer Manager können nur von Admins bearbeitet werden.

Es können die bestehenden Abwesenheiten und Anträge über “Abwesenheiten” eingesehen werden. Für Mitarbeiter kann man dies in den Standort Einstellungen deaktivieren.

Erstelle einen Abwesenheitsantrag über “Abwesenheit erstellen”, dies kann ggf. auch der Mitarbeiter selbst machen:

Ein Abwesenheitsantrag kann ganztägig oder für einen zeitlich genauer definierten Tagesabschnitt angelegt werden.

Wähle zunächst das entsprechende Profil des Users
Gebe alle Daten an und beachte bereits bestehende Arbeitseinsätze
Wenn der Urlaubsplaner genutzt wird vergewissern, ob bei der entsprechenden Abwesenheitskategorie (z.B. Urlaub) die Schaltfläche "von Urlaubstagen abziehen" aktiviert wurde.
Typische Abwesenheitskategorien wie Urlaub oder Krank sollten als "bezahlt" markiert werden (wichtig für Nutzer des Arbeitszeitkontos)
Ggf. kann über die Funktion "Darf Hochladen" durch den Mitarbeiter ein Krankenschein geteilt werden.

Genehmigen oder ablehnen eines Abwesenheitsantrages:

Öffne den entsprechenden Antrag
Prüfe alle Angaben
Lehne ab, genehmige, lösche oder ändere den Antrag
Wähle ob bereits bestehende Arbeitseinsätze bei Genehmigung entfernt werden sollen. Die Schicht bleibt bestehen und die Person lediglich ausgetragen.

Erst nach Genehmigung werden die Abwesenheiten auch in der Mitarbeiter und der Kalenderansicht sowie in Schichten während der Abwesenheit aufgezeigt und ein Hinweis bei versuchter Einteilung eingeblendet.

Der Antragsteller wird bei Ablehnung oder Genehmigung ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Änderungen können jederzeit vorgenommen werden, allerdings wird zu keinem Zeitpunkt eine Benachrichtigung ausgelöst.

Spezielle Tage und Feiertage:

Unter speziellen Tagen verstehen sich frei definierbare Tage oder Feiertage, die Relevanz für die Wochenplanung und Strukturierung von Abwesenheiten haben.

Spezielle Tage und Feiertage werden in der oberen Leiste eines Wochenplans aufgezeigt.

Neuen speziellen Tag anlegen

Klicke in der Navigationsleiste auf Abwesenheiten und dann auf Spezielle Tage.
Klicke auf "Neuen Tag anlegen"
Benenne den Tag und wähle eine Farbe
Gebe an, ob es sich um einen Feiertag handelt
Bestimme den Zeitraum
Soll der Tag in allen Standorten erstellt werden?
Füge optional eine Beschreibung hinzu
Definiere ob Abwesenheitsanträge und die Anzeige im Wochenplan erlaubt werden
Speichern nicht vergessen!

Ändern und löschen eines speziellen Tages

Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
Tätige und speichere Anpassungen ...oder
Lösche über das blaue Feld, oben Links

Gesetzliche Feiertage

Um gesetzliche Feiertage anzeigen zu lassen:

Klicke auf “gesetzliche Feiertage importieren”
Wähle Land, Region, Zeitraum
Speichere deine Auswahl

Es können mehrere gesetzliche Feiertage importiert werden und auch nachträglich bearbeitet werd, wie anderen spezielle Tage.

Ändern und löschen eines Feiertags

Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
Tätige und speichere Anpassungen ...oder
Lösche über das blaue Feld, oben Links

In diesem Fall kann Petrie nur seine eigenen Abwesenheiten sehen.
Grund: Der Standort A ist auf "Alle" eingestellt. Petrie selbst ist aber keinem Arbeitsbereich in Standort A zugeteilt.Beispiel-Fall 4: Ducky

Mitarbeiter-Auswahl => Standort: C

Standort A = Alle (auch Mitarbeiter)
Standort B = Alle (auch Mitarbeiter)
Standort C = Alle (auch Mitarbeiter)

Ducky ist jeweils einem Arbeitsbereich aus den Standorten A, B & C zugeteilt.
Petrie ist jeweils einem Arbeitsbereich aus den Standorten B & C zugeteilt.
Spike ist jeweils einem Arbeitsbereich aus den Standorten A & B zugeteilt.