1. Introduction importante
  2. Vue d'ensemble
  3. Création de comptes (Paramètres)
  4. Exemples de situations typiques
  5. Compte du temps de travail et ajustements
  6. Compte de temps
  7. Foire aux questions et assistance complémentaire

Annonce :

Le compte de temps de travail est une fonctionnalité en mode bêta, actuellement en construction et testée par des clients triés sur le volet. Si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, vous pouvez demander à être inscrit sur la liste d'attente afin de recevoir des informations préliminaires sur la version. Il vous suffit d'ouvrir le chat en bas à droite, d'entamer une nouvelle conversation et de taper "Compte épargne-temps" pour nous le faire savoir.

1. Introduction importante

Les mots et les termes utilisés dans le domaine du compte épargne-temps (abréviation : Compte épargne-temps) sont souvent multiples. Notre Compte épargne-temps suit l'idée de comparer les heures de travail théoriques avec les heures de travail réelles et de calculer l'écart et les absences et jours fériés afin de recevoir les heures supplémentaires d'un utilisateur.

À cet égard, les heures supplémentaires sont synonymes d'heures supplémentaires ou d'heures supplémentaires ou de tout ce qui est trop travaillé. En même temps, nous l'utilisons comme titre pour le chiffre final du calcul. Par conséquent, les heures supplémentaires peuvent également être un chiffre négatif. Ces heures négatives réelles sont synonymes d'heures négatives ou manquantes.

Les heures effectivement travaillées (heures d'horloge) sont tirées soit du planning hebdomadaire, soit du système de suivi du temps, précisément des affectations et des pointages.

Les absences ne sont calculées que lorsqu'elles sont marquées comme "payées" et si les "jours corrigés" ont une valeur quelconque, tandis que les jours spéciaux ne sont calculés que lorsqu'ils sont marqués comme "jours fériés".

Le compte épargne-temps fonctionne séparément des comptes épargne-temps et permet de prendre en compte les heures supplémentaires et de les effectuer en les compensant éventuellement par des comptes épargne-temps mensuels à zéro.

Notre compte épargne-temps ne permet pas (encore) de calculer les salaires et les clés de répartition des salaires.

2. Vue d'ensemble

En cliquant sur "Comptes épargne-temps", vous arrivez sur la page d'aperçu des comptes épargne-temps et sur la liste de tous les comptes épargne-temps qui ont déjà été fixés.

Chaque utilisateur doit être configuré et activé individuellement pour le Compte épargne-temps .

Dans la zone du dessus, vous pouvez choisir entre les comptes épargne-temps et les paramètres.

Au-dessous, vous trouverez le filtre qui vous aide à identifier les comptes épargne-temps. Vous pouvez filtrer par jour, et il suffit de couper un morceau de Compte épargne-temps.

L'exemple suivant permet d'y voir plus clair :

  • Le Compte épargne-temps est calculé du 1er au 30 avril. Réglez le filtre du 30 avril au jour courant (20 août). Nous recevrons les comptes épargne-temps des mois d'août, juillet, juin, mai et avril.
  • Avec les autres filtres, vous pouvez rechercher des employés ou des secteurs d'activité spécifiques.

Par exemple, choisissez "bar" et nous recevrons tous les comptes épargne-temps des employés travaillant dans ce secteur d'activité et qui sont calculés dans le délai donné.

Vous pouvez réinitialiser les filtres à droite de l'écran.

Si vous voulez voir les détails du Compte épargne-temps d'un utilisateur ou accéder à son compte épargne-temps, il vous suffit de cliquer sur la période liée dans la ligne. Sur la page suivante, un bouton X vous ramène à la vue d'ensemble. Pour plus de détails sur les comptes épargne-temps spécifiques, voir les points 5 et 6.

La première configuration d'un compte épargne-temps ou l'ajustement se fait par le lien "paramètres" à côté de la roue dentée.

Les comptes épargne-temps existants peuvent être ajustés en cliquant sur la ligne de l'utilisateur dans la vue d'ensemble.

Attention ! Si les comptes épargne-temps existants sont ajustés, tous les comptes épargne-temps de l'utilisateur seront supprimés et nouvellement créés avec les nouveaux paramètres.

3. Création de comptes (Paramètres)

Pour chaque utilisateur, vous devrez créer un Compte épargne-temps individuel selon le contrat. Les paramètres standard sont définis de telle sorte que la plupart des comptes épargne-temps peuvent être mis en place assez rapidement. Les modèles ne sont pas encore disponibles, mais vous trouverez à la fin de cette section des exemples de paramètres types.

En accédant aux paramètres, vous trouverez une liste d'utilisateurs et leurs paramètres s'il y en a déjà créés. Vous pouvez désactiver le calcul d'un utilisateur.

Cliquez sur l'utilisateur correspondant et décochez la case "Activé". Les paramètres seront conservés, mais tous les comptes épargne-temps existants de l'utilisateur seront supprimés et ne pourront pas être rétablis !

Pour en créer un nouveau, cliquez sur le bouton bleu "Créer un compte de temps de travail".

  1. La première étape consiste à sélectionner l'utilisateur que vous souhaitez créer.
  2. Ensuite, sélectionnez la source de données pour le calcul. Si vous utilisez le suivi du temps de l'utilisateur, assurez-vous de sélectionner également, si tous les pointages vérifiés ou seulement les pointages vérifiés doivent être calculés. Lorsque vous utilisez le planning hebdomadaire et les affectations, veuillez noter que les modifications apportées à l'historique n'auront aucune incidence sur les comptes épargne-temps. Si vous souhaitez corriger des erreurs, ouvrez d'abord un compte épargne-temps sous forme de projet et modifiez ensuite les affectations (planning hebdomadaire) ou les pointages (suivi du temps).

Les paramètres des absences devraient être clairs,on y reviendra plus tard dans ce paragraphe.

Plus important encore est le choix de la période de calcul qui vous permet d'adapter le Compte épargne-temps à votre gestion de la paie.

Les comptes épargne-temps de Staffomatic fonctionnent sur une base mensuelle et, pour la plupart des entreprises, les mois nominaux jouent un rôle prépondérant. Il est donc tout à fait possible de laisser le réglage standard à 1 pour ne recevoir que les mois de janvier, février, mars, etc. Si vous voulez calculer à partir du milieu du mois, vous pouvez mettre 15 et le calcul se poursuivra alors jusqu'au 14 du mois suivant inclus.

La plupart des entreprises établiront des comptes épargne-temps quelque part dans l'année. C'est pourquoi on vous demande comment vous voulez commencer à l'étape suivante. Vous pouvez commencer par le mois en cours, mais vous devez disposer d'un morceau de papier ou d'un fichier Excel qui couvre le solde des heures supplémentaires de l'utilisateur. Vous pouvez inscrire ce chiffre sur le compte d'heures de l'utilisateur, cette section sera traitée plus loin dans l'article.

Si vous avez des absences, des plannings hebdomadaires ou des pointages bien établis pour l'utilisateur au cours des mois précédents, vous pouvez également choisir un mois plus tôt. Le premier calcul prendra alors un peu de temps plus tard.

L'étape 3 consiste à fixer les heures cibles, donc à traduire le contrat de l'utilisateur dans le cadre du Compte épargne-temps. Chaque étape offre une explication détaillée. Le calcul des heures cibles sur une base mensuelle ne s'applique qu'aux indépendants, aux mini-employeurs ou à d'autres personnels travaillant de manière irrégulière. Le plus souvent, la base journalière est choisie lorsque la combinaison des jours de travail et des heures cibles journalières correspond au chiffre cible mensuel.

Plus tard, toute minute travaillée en plus ou en moins de l'heure cible par jour sera comptabilisée comme heures supplémentaires, alors que les heures cibles mensuelles ne donnent pas lieu à un examen quotidien des heures supplémentaires.

Les heures en moins seront calculées selon la norme, car la plupart des employeurs ne remercient pas les absences du travail. Nous avons eu des cas avec une version antérieure du Compte épargne-temps, c'est pourquoi il est possible d'empêcher le calcul des heures négatives.

Dans le planning hebdomadaire et le Time Tracker, les pauses sont déduites de l'heure de travail effective. Il est possible de les ajouter à nouveau avec la fonction suivante. Nous travaillons encore sur une option permettant d'inclure les pauses dans les heures nettes de travail par règle et selon la législation régionale, mais nous n'en sommes malheureusement pas encore là.

Dans la dernière partie, le calcul des absences est fixé.

Lorsque le calcul est effectué sur une base journalière, le seul choix que nous avons ici est d'exclure le calcul des jours fériés et des jours spéciaux marqués comme tels. Cela est logique, lorsqu'un utilisateur travaille fréquemment ces jours-là (comme c'est souvent le cas dans le secteur de la gastronomie et de l'hôtellerie). Ces utilisateurs doivent être considérés avec une catégorie d'absence rémunérée individuelle pour les jours où ils ne travaillent pas.

Lorsque le calcul du Compte épargne-temps mensuel est défini, une autre option apparaît dans cet espace, qui propose de définir des heures spécifiques à calculer par jour corrigé d'absence. Les travailleurs indépendants ou les mini-employeurs, etc. ont généralement droit à des vacances ou à une maladie rémunérée.

Trois jours corrigés d'absence rémunérée donnent trois jours avec le nombre d'heures fixé pour chacun. Une demi-journée corrigée donne un jour avec le nombre d'heures fixé multiplié par 0,5.

Exemple : L'utilisateur A travaille du lundi au vendredi 8h (Compte épargne-temps). Sa demande d'absence est confirmée pour le vendredi jusqu'au lundi 12h (1,5 jour corrigé), ce qui donne 6 heures comptabilisées pour le vendredi et le lundi dans le compte épargne-temps. Si nous voulons avoir les 8 heures complètes pour le vendredi et les 4 heures pour la demi-journée d'absence du lundi, nous devons créer deux absences distinctes.

Vous pouvez également définir dans la première section des paramètres que les absences non confirmées seront également calculées.

L'utilisateur B travaille 100 heures par mois et chaque jour corrigé sera calculé avec 6 heures (Compte épargne-temps). L'administrateur confirme une demande d'absence rémunérée pour cause de maladie du mercredi 12 heures au vendredi (2,5 jours corrigés). Chaque jour comptera pour 5 heures ((6+6+3)/3). L'utilisateur ne doit travailler que 85h pour atteindre l'objectif mensuel d'heures.

Par exemple, la nuit sainte, il se peut que vous ayez une demi-journée de vacances, ou que vous ayez une fête d'entreprise qui représente 5 jours de travail et une durée de 7 jours. Lorsque vous créez un jour spécial ou que vous modifiez les jours fériés, vous trouverez une option permettant d'indiquer au système combien de jours doivent être calculés par le Compte épargne-temps. En vous en tenant au premier exemple, vous pouvez définir un jour férié complet, car ce jour est appelé "Nuit Sainte". Les travailleurs devront travailler une demi-journée avant de retourner dans leur famille, vous devez donc définir 0,5 dans les "Paramètres pour les utilisateurs du compte de temps de travail".

Attention ! Le premier calcul des comptes épargne-temps, les recalculs, par exemple après une réactivation ou une modification des paramètres, prennent un certain temps et demandent peu de patience (jusqu'à 10 minutes).

4. Exemples de réglages typiques

32h semaine à temps partiel :

  • Base journalière, 6h, Lu-Ve
  • Vous ne travaillez que 4 jours par semaine ? Changer les heures cibles à 8.
  • Jours de travail flexibles pendant toute la semaine ? Changer l'horaire cible à 4,57 heures et sélectionner tous les jours.

En général, il s'agit de diviser les heures cibles hebdomadaires par le nombre de jours de travail.

Minijob :

Le Staffomatic ne peut pas faire de travail rémunéré. En revanche, pour s'assurer de ne pas dépasser une masse salariale limitée par mois, il suffit de faire un calcul préalable.

Supposons que le travailleur ne puisse gagner que 500 £ et qu'il reçoive un salaire horaire de 20 £. 500/20 font 25 heures par mois au maximum.

Les congés et les absences doivent être désactivés au cas par cas.

Si l'on s'en tient à l'exemple, la charge de travail quotidienne moyenne sera de 0,83 heure, ce qui pourrait être sélectionné comme nombre d'heures cible d'absence. Attention ! Les jours fériés situés le week-end (ou un jour où l'entreprise est fermée) seront calculés. Passez aux jours spéciaux et désactivez l'option de vacances pour ces jours !

Pigiste :

Les employés libres n'ont généralement pas de comptes épargne-temps. En revanche, il peut y avoir des accords sur une durée ou un salaire cible spécifique. Le paramètre doit alors être fixé exactement de la même manière que pour les mini-emplois (voir ci-dessus).

Attention ! Pour le Compte épargne-temps, il importe peu que le contrat soit conclu par l'intermédiaire d'un TEA, de l'entreprise elle-même ou de manière totalement officieuse. Traduisez l'accord commun dans les paramètres du Compte épargne-temps, car il s'agit d'un contrat officiel.

5. Compte du temps de travail et ajustements

Lorsque vous accédez à la page détaillée des comptes épargne-temps d'un utilisateur, vous pouvez passer d'un compte épargne-temps à l'autre en utilisant les petits boutons fléchés situés à côté des informations sur la période.

Les chiffres finaux du Compte épargne-temps ouvert se trouvent toujours en haut de cette page, suivis d'une liste détaillée de chaque jour du Compte épargne-temps en cours.

Le côté droit commence par le Statut qui vous permet de donner des informations sur le fait que quelqu'un a vérifié l'exactitude d'un Compte épargne-temps et l'a donc clôturé ou s'il s'agit encore d'un brouillon. Juste en dessous, vous trouverez le compte du temps (pour plus d'informations, continuez avec le point 6). Ensuite, vous trouverez l'aperçu annuel qui donne des informations sur l'année en cours. Ouvrez un compte épargne-temps d'une autre année afin de voir l'aperçu annuel correspondant. Enfin, vous trouverez un résumé des paramètres du compte épargne-temps de l'utilisateur.

La liste détaillée des jours devrait être explicite, mais il est à noter que les jours marqués comme "jours fériés" et en jaune sont les mêmes que ceux qui n'ont pas été marqués comme jours ouvrables dans les paramètres.

Si des erreurs ou des bogues apparaissent, veuillez d'abord vérifier les éléments suivants :

Le calcul peut prendre jusqu'à dix minutes. Il est parfois utile de supprimer les cookies et le cache du navigateur

La source de données est le planning hebdomadaire : Ouvrir le compte épargne-temps (qui ne doit pas être fermé) et modifier le créneau et l'affectation dans les plannings, afin que le compte épargne-temps soit correct. Il ne suffit pas de l'ouvrir et de le refermer.

Il en va de même pour le suivi du temps en tant que source de données. Ne changez les pointages, ne créez ou ne supprimez les pointages que si le Compte épargne-temps correspondant est ouvert en tant que projet.

Jours fériés / jours spéciaux : Ne seront calculés que s'ils sont marqués comme "vacances".

Absences : Ne seront calculées que lorsqu'elles sont marquées comme "payées" et accompagnées d'une certaine valeur en "jours corrigés".

La création, la suppression ou la modification des jours fériés et des absences ne prendra effet dans le compte épargne-temps que lorsque les comptes épargne-temps correspondants seront ouverts en tant que projet.

6. Compte de temps

Le compte épargne-temps ou le compte d'heures supplémentaires vous permet de définir un paramètre de départ comme mentionné ci-dessus, vous pouvez transférer des heures vers et depuis un compte épargne-temps et permet ainsi de travailler en heures réduites ou de faire des heures supplémentaires.

Chaque enregistrement sera affiché avec le nom de la personne qui l'a effectué et, à l'intérieur du compte épargne-temps, vous pouvez consulter le Compte épargne-temps réel ou, de manière générale, tous les enregistrements classés par ordre chronologique.

Paramètres de départ : En fonction de l'heure à laquelle le Compte épargne-temps est lancé ou s'il a été organisé manuellement jusqu'à présent, vous pouvez choisir un paramètre de départ dans le compte épargne-temps. Passez au premier Compte épargne-temps de l'utilisateur et ouvrez le compte épargne-temps. Déposer le nombre d'heures sans le transférer du Compte épargne-temps actuel.

Prendre les heures supplémentaires en cours : Il y a deux façons de traiter les heures supplémentaires.

  1. En égalisant chaque Compte épargne-temps de manière à ce que le chiffre final soit égal à zéro (nécessite un transfert d'heures sur le compte épargne-temps)
  2. ou, Il suffit de prendre le chiffre des heures supplémentaires dans le compte épargne-temps actuel et de le déposer ou de le retirer du compte à terme (sans le transférer).Vous pouvez gérer cela comme vous le souhaitez, car c'est une question de goût.

La deuxième version est un peu plus performante et permet de comprendre, même des mois plus tard, d'où proviennent les heures du compte à temps. Il est toujours utile de noter dans le compte horaire la raison pour laquelle une réservation a été faite.

Il n'y a pas de comptabilisation automatique des heures supplémentaires, cette fonction sera disponible dans la prochaine version. Avant de clôturer un compte épargne-temps, il peut y avoir trois situations.

Il y a les heures en moins ! Vous devez effectuer un retrait dans le compte horaire. Si vous voulez que le compte épargne-temps soit à zéro (voir ci-dessus), vous devez effectuer un retrait tout en effectuant un transfert vers le compte épargne-temps.

Il n'y a pas d'heures supplémentaires. Parfait ! Il n'y a rien à faire !

Il y a des heures supplémentaires ! Vous devez effectuer un dépôt sur le compte horaire. Si vous voulez que le compte épargne-temps soit à zéro (voir ci-dessus), vous devez déposer tout en transférant du compte épargne-temps

Lorsqu'il y a eu du travail en dehors du planning hebdomadaire ou du suivi du temps ou que des corrections doivent être apportées, il suffit de toujours cocher la case de transfert qui relie une réservation au Compte épargne-temps ouvert en arrière-plan. En cas de travail hors planning hebdomadaire ou de suivi du temps, il faut généralement décocher la case, les corrections nécessitent d'ouvrir la case.

7. Foire aux questions et assistance complémentaire

J'ai mis en place le compte épargne-temps d'un employé. Pourquoi ne s'affiche-t-il pas ?

Il faut un certain temps avant de voir apparaître les comptes épargne-temps après leur création ou leur modification. Si vous ne pouvez toujours pas voir le compte épargne-temps après 10 minutes, veuillez supprimer les cookies et le cache de votre navigateur et réessayer. Pour plus d'aide, veuillez contacter le support.

J'ai configuré le calcul pour le 20e jour, mais pourquoi le jour d'aujourd'hui n'apparaît-il pas dans le Compte épargne-temps ?

Le jour de calcul concerne tous les jours terminés. Quel que soit le jour que vous avez choisi, le calcul commencera ce jour-là et se terminera la veille, de sorte que l'utilisation des données sera disponible pour ce jour précis.

Que se passe-t-il lorsqu'un utilisateur est souvent en créneau de minuit ?

Le calcul sera effectué pour le jour où un pointage ou une affectation commence. Il en va de même pour un changement de minuit entre deux mois. Une affectation du 31.12. 20:00 au 01.01. 4 heures du matin donne une heure de travail nette, le 31.12., 8 heures.

Qu'est-ce qu'un compte de temps de travail établi et fermé ?

Dès que le mois est terminé et que tous les chiffres semblent être corrects et que les heures supplémentaires ont été notées (et peut-être transférées), les administrateurs peuvent clôturer un Compte épargne-temps pour donner l'information que tout est correct et éviter que le Compte épargne-temps ne soit modifié par des erreurs de planning hebdomadaire ou de suivi du temps. Les corrections ne prendront effet que lorsqu'elles auront été préalablement réouvertes en tant que projet.

Je dois rouvrir un compte épargne-temps, que se passe-t-il ?

Si, pendant la période de fermeture, des modifications ont été apportées à la période de temps, elles prendront effet dans le compte épargne-temps au bout d'un certain temps. En revanche, cela prendra un certain temps. Il est préférable de n'effectuer les changements que lorsqu'un compte épargne-temps est ouvert.

Que se passe-t-il lorsque je crée, modifie ou supprime un jour spécial qui est marqué comme un jour férié ?

Les comptes épargne-temps Geöffnete en mode brouillon seront recalculés après un certain temps, si la case à cocher dans les paramètres "calculer les jours fériés" est activée. Les comptes épargne-temps fermés restent inchangés.

Un utilisateur est calculé par objectif mensuel le nôtre, mais pourquoi un jour férié est-il calculé alors que nous sommes fermés ?

Dans les paramètres d'un jour spécial, vous pouvez ajuster si le jour doit être pris comme un jour férié ou non. Lorsque les objectifs sont fixés sur une base mensuelle, le système doit connaître d'une manière ou d'une autre les heures d'ouverture. Passez aux paramètres du jour spécial et désactivez l'option "jour férié", de sorte que le jour ne sera pas calculé dans le Compte épargne-temps.

Les heures supplémentaires seront-elles automatiquement transférées au mois suivant ?

Malheureusement, ce n'est pas possible dans la version actuelle. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet au point 6 "report des heures supplémentaires".

Pourquoi tous les pointages/heures supplémentaires ne sont-ils pas calculés ?

Soit ils ont été créés après la fermeture du Compte épargne-temps, soit certains pointages n'ont pas été vérifiés. Vérifiez les paramètres de l'utilisateur, peut-être que vous n'autorisez le calcul que des pointages vérifiés.

Nous avons les primes du dimanche et les clés de salaire. Comment les définir ?

Dans la version actuelle de Staffomatic et du Compte épargne-temps, il n'y a pas de fonctions de salaire incluses. Nous attendons avec intérêt de recevoir des suggestions à cet égard afin de trouver les meilleures solutions pratiques à l'avenir.

Comment l'examen annuel est-il calculé ?

L'examen annuel est calculé comme si les périodes de calcul commençaient le premier jour d'un mois. Il s'agit donc en fait d'un examen annuel du 01.01. jusqu'au 31.12.

D'autres questions ?

Ouvrez la fenêtre de chat en bas à droite (petite bulle) et commencez une conversation. Indiquez-nous le mot-clé "Compte épargne-temps" ainsi que votre demande, vos commentaires ou vos souhaits pour l'avenir.

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