Chaque fois que nous avons des créneaux, nous avons besoin d'un outil qui les rassemble et nous permet de voir combien de temps de travail a été effectué.
- Pour les créneaux du plannings, nous utilisons des évaluations.
- Pour ceux qui utilisent le suivi du temps (pointage horaire) , nous utilisons la section de vue d'ensemble du pointage horaire "temps de travail enregistrés " et "Évaluations".
- Évaluation des temps de travail des créneaux (planning hebdomadaire)
- Pointage horaire
- Terminal App
- Vue d'ensemble
1. Évaluations
Dans la section Évaluation, vous trouverez un masque de filtrage pour tous les créneaux et les affectations ainsi que pour les absences.
Choisissez une période et un filtre pour les employés et/ou les secteurs d'activité. Ce que vous verrez peut être exporté sous forme de fichier XLS ou CSV dans le menu déroulant "Exporter" en haut à droite. Cette section fonctionne également pour tous les site en même temps, donc assurez-vous de sélectionner le bon site / tous les sites dans la barre de navigation.
Affectations
Toutes les affectations qui ont été fixées dans le planning sont répertoriées dans cette partie. Vous pouvez modifier l'heure de début et/ou de fin, si l'utilisateur s'est présenté en retard ou a travaillé plus longtemps, par exemple.
Cela n'aura pas d'impact sur le planning mais seulement sur l'exportation et la vue dans cette section.
Une autre caractéristique de cette section est le bouton "était présent", ou vous pouvez annuler l'affectation à forciori, si l'employé n'a pas participé au créneau.
Sur la droite de chaque affectation à un créneau, vous trouverez un petit lien vers l'historique. La fenêtre qui s'ouvre ici vous montre toutes les modifications apportées pour cette affectation particulière depuis deux mois au maximum.
Absences
Si vous passez à l'onglet des absences dans la section des évaluations, vous pouvez filtrer toutes les absences effectuées dans un laps de temps particulier. Il n'y a pas d'autres options dans cette section. Mais bien sûr, elles peuvent être exportées en haut à droite.
2. Pointage horaire
Exigences et préparation
Pour pouvoir utiliser le pointage horaire, vous devrez peut-être mettre votre compte à niveau. Contactez-nous pour plus d'informations ou pour obtenir une version d'essai.
Notre première version du pointage horaire est assez simple mais flexible.
Les employés ou collaborateurs peuvent l'utiliser comme une forme numérique de leur enregistrement de présence et de leur enregistrement d'arrivée et de départ afin de rendre disponible leur temps de travail net ainsi que les pauses effectuées. Un terminal numérique peut être installé sur n'importe quel navigateur, et le travailleur tape son code personnel afin de lancer, d'interrompre ou de terminer le pointage horaire.
Le pointage horaire peut être programmé pour adapter les enregistrements au planning hebdomadaire ou à des valeurs prédéfinies.
Vue d'ensemble
La vue d'ensemble est la page d'accueil de la fonction de suivi horaire de Staffomatic. Les deux liens bleus ouvrent le terminal et créent un pin qui sera expliqué plus tard. Sous la barre de sous-navigation, vous trouverez vos évaluations personnelles qui sont en fait liées à la section des évaluations de travail où vous pouvez également voir celles de vos employés.
Vous trouverez ci-dessous l'aperçu des heures hebdomadaires enregistrées avec des liens directs vers les différents enregistrements. Dans la colonne de droite, vous trouverez tous les enregistrements en cours, donc tous les membres du personnel qui travaillent actuellement. Avant que la vue d'ensemble ne soit vraiment opérationnelle, nous devons procéder à quelques réglages.
Paramètres
Autorisations
Utilisation sans PIN :
Lorsque les employés doivent être autorisés à utiliser le suivi du temps sans avoir à entrer un code PIN sur leurs smartphones, vous pouvez sélectionner "tous". De cette façon, les données de connexion des employés fonctionneront également pour l'application du terminal, mais ils ne pourront arrêter que leurs propres chronomètres de travail.
Les administrateurs ne peuvent malheureusement pas utiliser cette fonction, pour eux cela ne fonctionne qu'avec le PIN (voir ci-dessous).
Note : Lorsque jusqu'à présent les smartphones du personnel étaient activés par le login de l'administrateur, un administrateur devra composer son pin et désactiver le terminal. Ce n'est qu'ensuite que le personnel pourra se connecter au terminal si le paramètre a été activé en conséquence.
Lorsque l'option admins & managers est sélectionnée, le personnel ayant un secteur d'activité en commun avec le manager qui a activé un terminal pourra utiliser son code PIN à cet endroit pour commencer à enregistrer son temps de travail.
Pauses rapides / Pauses prédéfinies :
En général, pour les pauses cigarettes ou les pauses déjeuner, vous pouvez définir la durée typique de ces pauses. L'avantage est que l'utilisateur ne doit épingler et sélectionner la pause qu'une seule fois. Si l'utilisateur ne sait pas combien de temps la pause va durer, il pourra toujours se connecter, commencer une pause, puis se connecter à nouveau et terminer la pause.
Chaque pause sera déduite du nombre total d'heures de travail.
Exemple : Enregistrement à 10h, Départ à 20h, Pause de 2-3h. Durée totale de travail 10 heures, durée nette de travail = 9 heures.
Vous pouvez également opter pour l'héritage des pauses des équipes de travail. Cela ne fonctionne que lorsque la connexion entre le temps suivi et le changement d'horaire a réussi (voir ci-dessous). Lorsque la connexion a fonctionné, une pause dans une équipe qui était connectée avec les enregistrements sera adaptée dans cette dernière.
Adaptation automatique des horaires aux créneaux horaires :
Si la connexion entre le créneau et le pointage a réussi, vous pouvez décider dans quelle fourchette avant le début du créneau et après la fin du créneau le pointage sera ajusté au créneau.
Exemple : L'utilisateur s'enregistre à 7h52, le créneau horaire commence à 8h, le temps d'ajustement est fixé à 10 minutes. Les pointages seront changés à 8h du matin. Lorsque l'utilisateur se présente à 8h03, les pointages restent à 8h03.
L'utilisateur quitte l'hôtel à 17h09, la fin du créneau est à 17h, le temps de réglage est de 10 minutes. Les pointages sont maintenant également réglés à 17 heures. Si l'utilisateur quitte l'hôtel à 16h59 ou 17h11, les pointages resteront les mêmes.
Arrondissez les temps suivis :
S'il n'y a pas eu de lien entre la minuterie et le créneau horaire, les pointages peuvent également être arrondis, par exemple si vous ne payez que pour des minutes, des quarts ou des heures entières. Si cette option est réglée sur 0, le pointage sera exactement sur la seconde, 1 arrondira le temps total sur une minute, 5 sur cinq minutes et ainsi de suite.
Rayon horaire pour relier les temps suivis avec les créneaux :
Ce réglage a un effet sur tous les réglages ci-dessus. Le moment important pour ce réglage est l'heure à laquelle l'utilisateur se présente au travail.
Lorsque le système identifie une affectation de l'utilisateur à un moment donné dans le rayon horaire défini autour de la minute d'enregistrement, le créneau sera relié au minuteur en cours. Cela permet de comparer l'affectation et les heures effectivement travaillées. Il est important de noter qu'une seule affectation peut être connectée à la fois. Si vous voulez hériter des pauses du planning hebdomadaire, assurez-vous de les placer dans les premières équipes de l'utilisateur.
Exemple : Affectation 8h - 16h. Rayon de 120 minutes. Enregistrement à 9h36 = Distance du début du créneau 96 minutes < 120 minutes : Le créneau sera relié au pointage.
Période d'évaluation des rapports de travail :
Dans cette section, vous pouvez définir comment les pointages d'un utilisateur doivent être évalués. Vous pouvez effectuer un réglage distinct pour chaque utilisateur dans son profil. En passant plus tard à l'onglet "évaluations", tous les pointages de la période seront additionnés.
Exemple : Paramétrage hebdomadaire le mercredi. Tous les pointages qui commencent ce mercredi-là jusqu'au mardi suivant 23:59 seront additionnés.
PIN
Pour faire correspondre les pointages créés à partir du logiciel d'enregistrement avec un profil d'utilisateur dans Staffomatic, chaque utilisateur aura besoin d'un code pin personnel à 5 chiffres.
- Soit chaque utilisateur se connecte à son profil historique et crée un code PIN en cliquant sur l'onglet "Pointage horaire" et "Créer un code PIN", soit
- Un administrateur ou un responsable se déplace vers le profil de l'employé et en crée un pour lui ou
- L'administrateur ou le gestionnaire en crée un pour lui-même dans la section de pointage horaire.
Le pin sera transmis à l'adresse électronique de l'utilisateur. Veillez à ne pas oublier le pin. Le pin est généré de manière aléatoire et ne peut pas être choisi en détail.
3. Terminal
Le terminal est une appli web distincte disponible dans le navigateur, sur iOS et sur le Play Store de Google. Le terminal est en fait la machine numérique où les employés se rendent pour s'enregistrer ou quitter leur travail.
Configuration :
Les applications iOS et Android sont disponibles pour installer le Terminal sur un appareil mobile, en supplément de la version pour Navigateur Web, qui peut être placée sur n'importe quel appareil capable de faire fonctionner un navigateur.
Seuls les administrateurs et les gestionnaires peuvent configurer un terminal, vous devez donc décider où le placer. Vous pouvez en faire activer plusieurs par le même administrateur. Vous pouvez autoriser les employés à utiliser le terminal sur leur ordinateur, leur téléphone portable, ou le faire fonctionner uniquement sur le système de caisse, sur une tablette dans l'entrée... De nombreuses configurations sont possibles. Il est important de savoir qu'à moins qu'un appareil ne soit mis à jour, le login sera sauvegardé et pourra être utilisé même si l'appareil est redémarré. Les données de connexion ne peuvent pas être utilisées pour se connecter à votre Staffomatic.
Ouvrez le terminal :
Allez dans la section de pointage horaire de votre Staffomatic et trouvez le lien "ouvrir un terminal". Il s'agit d'une fenêtre distincte que vous pouvez ajouter à la liste de démarrage rapide de votre navigateur ou placer sur votre bureau ou sur l'écran d'accueil de votre téléphone.
Vous pouvez également rechercher le terminal Staffomatic (design bleu) dans l'app store d'Apple ou dans la boutique de jeux Google et télécharger l'application sur votre appareil.
Activer
Tout d'abord, vous devez activer le terminal.
IMPORTANT : N'UTILISEZ QUE LES DONNÉES DE CONNEXION DE L'ADMINISTRATEUR OU DU RESPONSABLE POUR VOUS CONNECTER AU TERMINAL OU LE METTRE À JOUR.
Les données de connexion sont les mêmes que pour votre profil d'administrateur/gestionnaire Staffomatic. Dès que vos données ont été acceptées (vous verrez un champ de sélection des touches), assurez-vous que votre compte Staffomatic est déconnecté de tout appareil hors de votre portée.
Utilisez le terminal :
L'utilisateur se rend au travail et ouvre le terminal. Il voit alors apparaître un champ de sélection des touches.
Si l'utilisateur ne le voit pas, contactez un administrateur ou un responsable afin de régler le terminal. N'essayez pas de vous connecter.
L'utilisateur entre cinq chiffres secrets et confirme en bas à droite.
Chaque fois que l'utilisateur saisit le code ou fait quelque chose dans le terminal, il y a cinq secondes pour faire autre chose. Si le temps s'écoule, le terminal revient au champ des touches de sélection.
Sur l'écran suivant, il y a trois options :
- Démarrer le suivi du temps
- Choix d'une autre langue (uniquement pour cet utilisateur particulier)
- Annuler (repli immédiat)
L'utilisateur se met au travail et l'administrateur peut maintenant voir dans la section de suivi du temps du staffomatic, qu'il y a un pointage horaire en cours.
La prochaine fois que l'utilisateur saisit le code, il y a plus d'options :
- Terminer le pointage horaire (le minuteur sera terminé, résumé et pourra être vérifié par un administrateur)
- Commencer une pause (pause indéfinie, en revenant au travail, l'utilisateur doit se reconnecter et arrêter activement la pause)
- Les pauses prédéfinies (ce sont les pauses qui ont été mises dans les paramètres ; le pointage continuera dès que le temps de pause prédéfini sera écoulé)
- Choix d'une autre langue (uniquement pour cet utilisateur particulier)
- Annuler (repli immédiat)
Analyser et corriger les pointages
Vous pouvez voir dans le tableau de bord tous les pointages en cours. Vous pouvez les arrêter juste là, si vous savez qu'un employé est parti mais que les pointages continuent de fonctionner. Pour une telle situation, ainsi que pour de nombreux autres incidents qui peuvent survenir, il est recommandé de trouver des règles et de bien les communiquer.
Si vous voulez régler un pointage, il y a deux façons de procéder.
Pointage horaire :
Cliquez sur l'un des pointages dans la section "Temps suivis de la semaine dernière" ou utilisez le lien "Temps suivis" dans la vue d'ensemble. Dans ce dernier cas, il faut régler le filtre en conséquence et cliquer sur la petite loupe ou sur le chronomètre qui s'affiche sous forme de lien.
Maintenant, vous pouvez voir les heures cibles lorsqu'un créneau a été connecté au minuteur, vous pouvez voir tous les détails y compris les pauses dans la colonne de gauche et l'historique extensible en bas.
En haut, vous pouvez supprimer ou modifier les pointages, comme l'heure de début, l'heure de fin ou le créneau connecté.
En cliquant sur le X en haut à droite, vous serez renvoyé à l'aperçu des temps suivis.
Ici, vous pouvez vérifier un pointage en le vérifiant. Cette fonction n'est importante que si vous utilisez des comptes de temps de travail, sinon vous pouvez l'utiliser par exemple pour vous rappeler que vous avez vérifié que tout va bien avec le pointage.
Le "créateur" du pointage est toujours la personne qui a effectivement créé un pointage manuellement ou dont le login d'un terminal a été utilisé par l'employé pour s'enregistrer.
Vous pouvez également modifier rapidement le minuteur en cliquant sur le petit stylo ou accéder rapidement à l'historique en cliquant sur le "i" pour information. Les coupures et les connexions ne peuvent être modifiées que dans la vue détaillée du créneau.
Créer des pointages :
Dans la même section (heures suivies) se trouve un bouton bleu en haut qui vous permet de créer un pointage manuellement, par exemple si un employé a oublié de s'enregistrer. Cette fonction recherche automatiquement les créneaux qui se trouvent à proximité et vous permet de connecter le minuteur immédiatement.
Évaluations du travail :
Cette section récapitule tous les pointages par utilisateur, par mois ou par semaine. Vous pouvez définir dans les paramètres la période de temps qui est utilisée comme paramètre standard. Si vous souhaitez la modifier par personne, vous pouvez le faire dans le profil de chaque utilisateur.
Vous avez besoin d'heures supplémentaires et vous voulez aussi calculer les absences ?
Cliquez sur le bouton de chat et demandez un compte de temps de travail. Cette fonction associe automatiquement les pointages ou les créneaux aux vacances et aux jours fériés et vous permet de gérer les heures supplémentaires de chaque utilisateur en fonction d'objectifs horaires prédéfinis.
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