1. Avant la planification
  2. Création de lieux et personnalisation
  3. Créer des départements et personnaliser
  4. Horaires et décalages
  5. Vue de l'employé, demandes de postes et échanges
  6. Absences, jours spéciaux et vacances

1. Avant la planification

Staffomatic est un outil assez flexible et est donc souvent utilisé de manière alternative.

Dans certains cas, des filiales, des emplois, des commandes, des voitures ou des clients sont intégrés au système.

Il existe essentiellement trois types d'utilisateurs différents:

  1. administrateurs
  2. managers
  3. employés/personnel)

ainsi que trois niveaux de planification différents:

Au sommet se trouvent les sites. Chaque site est une entité complète qui lui est propre, mais le même utilisateur peut être membre de plusieurs sites.

Chaque site comporte au moins un secteur d'activité, qui peut avoir le même nom qu'un secteur d'activité d'un autre site.

Le même secteur d'activité ne peut pas être utilisé dans mes différents lieux.

Le niveau de planification le plus bas est constitué par les notes qui peuvent être jointes aux créneaux.

Chaque site ne peut avoir qu'un seul planning par semaine qui regroupe tous les créneaux du site en question.

Chaque créneau peut avoir plusieurs créneaux par jour et chaque créneau peut être ajoutée par une note pour les planificateurs ou les employés. Cette note permet de transmettre aux employés des informations utiles (par exemple sur les tâches particulières à effectuer)

2. Création de lieux et personnalisation

L'utilisation de Staffomatic nécessite au moins un site.

  • Cliquez sur le nom du site à gauche et sélectionnez "Créer un nouveau site" dans le menu déroulant.
  • Pensez à un nom et ajustez les paramètres.
  • N'oubliez pas de sauvegarder !

Dans le même menu déroulant, vous pouvez également trouver "gérer les sites". Vous pouvez ajuster, supprimer ou créer de nouveaux sites à partir de cette section à tout moment par la suite en sélectionnant l'icône du stylo dans la rubrique "Actions".

  1. Choisissez un logo et un nom
  2. Les autorisations que vous définissez sont des paramètres standard. Chaque horaire créé commence avec ces paramètres mais peut être modifié dans les options.
  3. L'onglet "Employé" est la section où se trouvent les informations sur les différents utilisateurs. Vous pouvez le masquer dans la section suivante. Ci-dessous, vous pouvez choisir la visibilité des demandes, des affectations et des notes dans l'horaire.
  4. Dans la planning hebdomadaire, vous trouverez une aide à la planification sur le côté gauche. Dans le paramétrage, vous pouvez décider de l'ordre des utilisateurs à cet endroit.
  5. Tout en bas, vous pouvez limiter la durée de la journée si, par exemple, il n'y a pas d'équipes le matin ou le soir.

La fonction "Tous les sites" vous permet de voir les affectations ou les absences ou les heures suivies, etc. dans une vue d'ensemble. Seuls les horaires ne fonctionnent pas de cette façon.

3. Créer des secteurs d'activité et personnalisation

Au préalable :

Les secteur d'activité aident à fractionner la planification des équipes et influent sur les notifications et la visibilité. Ces choses ne se produisent que lorsqu'un utilisateur est membre du secteur d'activité. Cela s'applique également aux administrateurs.

Création et personnalisation des secteur d'activité :

Accéder aux secteur d'activité dans la barre de navigation

  • Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un secteur d'activité".
  • Choisissez un nom, un lieu et une couleur
  • Dans la fenêtre suivante, ajoutez ou désélectionnez des membres du secteur d'activité
  • N'oubliez pas de sauvegarder
  • Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres du service ultérieurement dans diverses situations
  • Dans la vue d'ensemble, appuyez sur la couleur, le stylo, le numéro d'employé ou l'icône de personne afin d'ajuster
  • Attention ! Appuyez sur l'icône de la corbeille et confirmez. Le secteur d'activité avec tous les créneaux et les affectations sera supprimé de façon irréversible

4. Plannings et créneaux

Déplacez-vous vers les horaires et créez-en un en cliquant sur l'une des semaines prédéfinies dans la barre de navigation ou en partant du tableau de bord (vous accédez au tableau de bord en cliquant sur le logo Staffomatic en haut à gauche) en cliquant sur la semaine prédéfinie dans le premier menu.

Ici, vous pouvez également fixer une date limite de dépôt des candidatures (aux créneaux):

  • Si vous avez décidé dans les paramètres du lieu que les candidatures sont autorisées, ce sera le jour jusqu'auquel une équipe sera fermée pour d'autres candidatures par votre personnel.

Vous pouvez également enregistrer la semaine comme modèle, ce qui facilite la planification ultérieure. Plus tard, vous pourrez décider si vous voulez importer seulement certains services de ce modèle et si vous voulez inclure des affectations à l'importation.

Pour créer un modèle, Il suffit de lui donner un nom, mais vous pouvez aussi décider de créer un modèle à partir d'un planning hebdomadaire plus tard.

Vous pouvez également décider plus tard de plus d'options pour le planning.

Le menu déroulant vous propose les ajustements suivants :

  • Afficher/Masquer les affectations des autres employés lorsque qu'un employé consulte le planning (si vous voulez par exemple éviter la jalousie)
  • Afficher/Masquer les candidatures es autres employés lorsque qu'un employé consulte le créneau (même principe)
  • Afficher/Masquer les notes pour les employés (donner des informations au personnel / aider les planificateurs à organiser les équipes)
  • Accepter les double affectations (si un employé doit pouvoir être affecté sur plusieurs créneaux se trouvant sur une même plage horaire)
  • Acceptation automatique des candidatures (Si non sélectionné, les planificateurs devront décider manuellement si un candidat est sélectionné et affecté pour un créneau)
  • Auto-suppression des affectations par les employés l'employé peut supprimer son affectation d'un créneau par lui-même)
  • Acceptation des échanges de créneaux (les employés peuvent demander un remplacement / échange avec un collègue et les autres employés disponibles du même service seront alors informés et pourront récupérer le créneau)
  • Vous pouvez limiter le nombre de postes proposés à l'échange par un utilisateur
  • Vous pouvez également réduire la durée de la journée pour une meilleure vue d'ensemble dans la vue du calendrier

Attention ! Les options d'horaires supplémentaires ne s'appliquent qu'à la semaine sélectionnée. Si vous souhaitez modifier les paramètres standard, passez à la gestion du lieu.

Dès que le créneau a été créé, vous trouverez une sous-barre de navigation en dessous du menu principal et une liste d'employés à gauche, qui s'appelle "aide à la planification", ainsi que des barres horizontales avec le nom de chaque service et des colonnes verticales indiquant les jours de la semaine.

La sous-barre de navigation comporte une navigation entre les horaires et les mois à gauche ainsi que d'autres options à droite. De gauche à droite, ces options sont :

  • Changement des options pour les créneaux
  • Exportation des plannings au format PDF
  • Acceptation de la demande
  • Importation des plannings (via des plannings sauvegardés comme modèles)
  • Suppression rapide d'une créneau
  • Abonnement aux applications de calendrier externe
  • Options de visualisation distinctes pour planning
  • Filtre pour les créneaux

Les créneaux

Les créneaux peuvent être facilement créés en cliquant sur le symbole plus à côté des dates ou à droite dans la ligne correcte du département où vous voulez créer l'équipe.

  • Choisissez les horaires du créneau ainsi que la bonne date de calendrier
  • Ajoutez les pause: elles seront déduites du nombre total d'heures de travail. Veuillez noter que certains pays stipulent que, selon la durée d'un poste, certaines pauses doivent être incluses/rémunérées.
  • Fin non définie ? La fin du créneau sera utilisée comme une estimation, mais les employés remarqueront qu'ils ne peuvent pas être sûrs de l'heure de fin du créneau.
  • Répétition ? Vous pouvez répéter ce même créneau dans sur plusieurs jours d'une semaine.
  • Choisissez un secteur d'activité pour ce créneau
  • Faites savoir au système combien de personnel est nécessaire. Un créneau sera indiqué comme incomplet si le nombre n'a pas été atteint, ce qui aide le planificateur.
  • Ajoutez une note si vous souhaitez donner des informations aux planificateurs ou au personnel.
  • Cliquez sur "Sauvegarder" !

Affectations

Le poste est maintenant indiqué en jaune et un chiffre 0/nombre de personnel nécessaire indique qu'il manque du personnel pour le remplir. Il est donc temps maintenant d'affecter le personnel aux équipes.

Vous pouvez maintenant facilement glisser et déposer du personnel à partir de l'aide à la planification sur la gauche.

Lorsque vous passez la souris sur un membre du personnel, une info-bulle contenant des informations supplémentaires s'ouvre et explique également les chiffres sous les noms.

Une autre façon de gérer un créneau est de cliquer dessus. Dans la fenêtre suivante, vous trouverez tous les détails concernant le poste, qui peuvent être modifiés grâce au lien d'édition en bas à droite.

Ensuite, il y a trois onglets.

  • Ajoutez du personnel via le bouton plus à côté du nom. Si votre abonnement comporte l'option "disponibilités des employés", celles-ci seront reconnues lors de l'activation des disponibilités à droite. Cette option permet également de reconnaître les absences éventuelles de certains employés.
  • L'onglet suivant concerne les candidatures. Si vous publiez le planning plus tard avec des créneaux qui ne sont pas complets, le personnel des secteurs d'activités concernés sera informé que de nouveaux créneaux sont disponibles. Dès qu'ils se connectent, ils peuvent se porter candidat à un créneau et apparaître dans cette section. Vous pouvez également pousser les employés manuellement vers les applications, s'ils vous disent par exemple qu'ils sont prêts à le faire.

Vous pouvez également appuyer sur les demandes d'échange qui montrent les utilisateurs qui veulent donner leur affectation. Si vous acceptez, le créneau est prêt à être affecté à un autre utilisateur. Un utilisateur sera affecté à un créneau tant qu'un remplaçant n'aura pas été trouvé (l'utilisateur recevra un avertissement lui indiquant que l'affectation reste valable jusque-là).

Parfois, les affectations par glisser-déposer ne sont pas possibles pour diverses raisons. Une petite information apparaîtra et vous indiquera pourquoi :

Utilisateur déjà assigné pendant la même période (pas de double assignation autorisée)

  • Utilisateur non disponible en raison d'une absence confirmée
  • L'utilisateur n'est pas un membre du secteur d'activité

Modèles et importation des équipes et des affectations

Nous avons déjà appris qu'un planning peut être enregistré comme modèle en lui donnant un nom. Si vous avez terminé la planification d'un planning et que vous venez de décider de l'enregistrer, d'appuyer sur la roue dentée pour effectuer des réglages et ajouter un nom, validez en enregistrant.

Maintenant, dans la navigation entre les mois, vous trouverez une petite icône de feuille de papier en haut à droite de la semaine indiquant que l'horaire a été enregistré comme modèle.

Attention : Chaque fois que vous modifiez un élément d'un calendrier enregistré comme modèle, le modèle est également modifié.

Suggestion : Réservez quelques mois dans le passé pour les utiliser pour la création de modèles, si vous risquez de changer fréquemment de modèle.

Maintenant, l'importation d'un planning fonctionne via les trois points de la sous-navigation. L'ouverture de l'importation de créneau vous oblige à sélectionner un planning qui a été enregistré comme modèle plus tôt.

Assurez-vous que les noms donnent un aperçu de ce qu'il contient.

Ensuite, vous pouvez importer uniquement les créneaux mais pas les affectations, si les équipes restent les mêmes mais que vous voulez donner une chance aux autres membres du personnel.

Vous pouvez également ajuster les créneaux que vous voulez importer.

Plusieurs importations pour le même planning sont possibles.

Attention : Veuillez ne cliquer qu'une seule fois sur le bouton de sauvegarde. L'importation peut prendre quelques secondes avant d'être terminée.

Publier des horaires et envoyer des modifications

Dans le coin inférieur droit, vous trouverez un bouton bleu appelé "Publier". Cliquez dessus pour publier le planning.

Vous pouvez maintenant choisir de nouveau les options du calendrier comme l'acceptation automatique de la demande, l'auto-suppression des équipes et les notifications par e-mail.

Tous les membres du personnel qui sont affectés d'une manière ou d'une autre par le changement en raison d'un changement d'équipe dans au moins un de leurs services recevront un courrier électronique.

Vous pouvez également joindre un message qui sera affiché avec la notification par courrier électronique.

Un autre clic sur "Publier" et la publication est terminée.

À partir de ce moment, l'icône de la semaine dans la sous-navigation passera du gris à un cercle bleu profond indiquant le pourcentage de postes entièrement affectés.

Le bouton en bas à droite se transforme en "publier les modifications" en jaune, indiquant le nombre de modifications et vous permettant de renvoyer la notification par courrier électronique chaque fois que des modifications ont été apportées. Les changements seront disponibles pour le personnel concerné à tout moment après la publication de l'horaire.

Inscrivez-vous pour l'intégration du calendrier :

Il est possible de s'abonner à tous les plannings ou seulement les vôtres et ainsi les ajouter à votre calendrier. Cela vous permet d'afficher vos plannings Staffomatic dans votre caldendrier Google (ou Apple) pour une période allant de la semaine précédente à quatre mois à l'avenir.

  • Cliquez sur les trois points dans la barre de navigation secondaire et copiez l'URL. Google calendar, Outlook et iCal (entre autres) proposent des abonnements dans lesquels vous pouvez coller le lien.

Note : Vous ne pouvez pas modifier les changements dans votre calendrier personnel. Les modifications sont uniquement possibles via Staffomatic.

5. Vue de l'employé, candidatures à un créneau et échanges de créneaux

Là encore, les employés ne peuvent consulter que les plannings des secteurs d'activités dont ils sont membres. Il en va de même pour les sites.

Pour changer/paramétrer cela, vous pouvez modifier les paramètres des site ou d'un planning, si les employés doivent être autorisés à voir les affectations ou des demandes ou seulement eux-mêmes.

Pour les absences et les différentes catégories d'absence, vous pouvez faire la même chose, continuez avec le point 6 pour en savoir plus.

Un grand avantage de Staffomatic by EASYPEP est de confier en partie la planification aux employés.

  • Ajustez le nombre d'employés requis par équipe, mais n'y affectez personne.
  • Maintenant, c'est premier arrivé, premier servi. Ne demandez plus de disponibilités en jonglant avec le Whatsapp, le courrier électronique, le téléphone et les souvenirs de la nuit dernière.
  • Le personnel du service concerné recevra un e-mail l'informant qu'une équipe est disponible. Ils peuvent consulter leur calendrier et postuler s'ils ont le temps.
  • Il vous suffit de décider à l'avance si vous voulez vous-même accepter les candidatures ou si vous voulez le faire selon le principe du "premier arrivé, premier servi" et accepter automatiquement les candidatures jusqu'à ce que le créneau soit complet. Tant qu'une candidature n'est pas acceptée, les utilisateurs ont la possibilité de retirer leur candidature.

Lorsqu'un créneau est complet, les candidatures supplémentaires sont placées sur une liste d'attente.

Si une personne affectée à une équipe souhaite être libre ce jour-là pour une raison quelconque, vous pouvez autoriser l'échange de créneaux.

  • S'il y a quelqu'un sur la liste d'attente, c'est très facile.
  • S'il n'y a personne, les personnes qui sont membres du secteur d'activité de ce créneau et sont disponibles, recevront un e-mail sur les possibilités d'échange de créneau. La personne qui veut se débarrasser de l'affectation au créneau reçoit un avertissement qu'elle continuera à être affectée au créneau tant qu'il n'y aura pas de remplaçant.

Les planificateurs peuvent filtrer un planning pour n'afficher que les créneaux avec des candidatures ouvertes, les créneaux en sous-effectif ou les créneaux vides, ce qui permet de compléter les équipes.

6. Absences, jours spéciaux et jours fériés

Absences et catégories d'absence

Que ce soit sur l'option Basic + gestion des absences, Professional ou Premium, cet outil vous aide à organiser toutes sortes d'absences comme les vacances, les blocages, la maladie, les formations ou toute autre raison pour une absence permis vos équipes.

Tout d'abord, vous pouvez définir dans chaque profil utilisateur le nombre de jours de vacances par an. Vous pouvez remarquer dans le profil qu'il y a un compteur de vacances qui vous permet de calculer les vacances par an et aussi d'emporter des jours de vacances à l'année suivante.

Il est facile de définir une catégorie d'absence.

Restons-en à l'exemple des vacances.

  • Cliquez sur l'onglet "Catégorie d'absence",
  • puis sur le bouton bleu "Créer une catégorie d'absence".
  • Dans la fenêtre suivante, donnez un nom à la catégorie comme "vacances" et choisissez une couleur.
  • L'inclusion des week-ends dans le décompte des absences est utile si votre entreprise travaille également le week-end.ce qui est souvent le cas des entreprises de loisirs et de gastronomie.
  • Si vous voulez donner aux employés la possibilité de poser eux-mêmes une absence pour cette catégorie, activez l'option.
  • Souhaitez-vous que les absences des utilisateurs soient visibles par tout pour les autres employés contenu dans ce lieu ? Là aussi vous pouvez le décider. (Si votre calendrier de vacances est établi collectivement, il est judicieux d'informer votre personnel des endroits où peu de vacances ont été accordées.)
  • N'oubliez pas d'enregistrer !

Maintenant, demander ou créer une absence est aussi facile !

Si la catégorie permet à vos employés de créer l'absence, ils le feront de la même manière que vous le faites en tant qu'administrateur ou gestionnaire disposant des droits correspondants.

La seule différence est que ces derniers sont les seuls à pouvoir accepter les absences ou à les visualiser toutes.

  • Cliquez sur l'icône avion ou l'onglet des absences et continuez avec le bouton bleu "Créer une absence".
  • Choisissez l'employé et une période de temps. Vous pouvez également donner l'heure exacte et donc décocher le bouton en haut à droite "toute la journée".
  • Si ce sont des vacances que vous voulez accorder ou demander, choisissez de déduire l'absence des vacances. Le nombre de jours corrigé s'adaptera en fonction de la période et des week-ends, mais assurez-vous que les jours corrigés correspondent au calendrier.
  • La notion de "payé" est importante pour les utilisateurs de la pointeuse en ligne pour le temps de travail. Seules les absences payées y seront calculées. Vous pouvez obtenir un aperçu du compte de vacances de l'employé en cliquant sur l'aperçu des vacances sous l'encadré.
  • Enfin, choisissez la catégorie d'absence correcte.
  • En outre, vous pouvez ajouter un commentaire comme la raison de la demande ou une information sur la maladie ou tout ce qui est important. En tant qu'administrateur, vous pouvez également autoriser les commentaires sur l'absence ou les téléchargements, afin que le salarié puisse, par exemple, joindre son certificat de maladie.
  • Sauvegardez et l'absence est créée !

En tant qu'administrateur ou gestionnaire disposant des droits correspondants, vous pouvez approuver ou refuser l'absence immédiatement. Toute personne qui la crée aura une vue d'ensemble et la possibilité de modifier ou de supprimer l'absence en haut à droite.

Afin d'approuver ou de refuser une demande d'absence plus tard, les gestionnaires et les administrateurs des absences verront dans leur tableau de bord (en cliquant sur le logo Staffomatic) un certain nombre d'absences non traitées. Il existe un bouton d'approbation et de refus rapide.

Si vous souhaitez obtenir plus de détails, cliquez sur les absences.

Maintenant, dans l'onglet des absences, vous pouvez utiliser le filtre pour identifier les demandes d'absence qui doivent être traitées.

Par exemple, cliquez sur Statut = En attente et période = Année. Chaque fois que vous avez identifié une demande dans la liste du calendrier, cliquez sur la barre qui vous conduit aux détails de l'absence.

Lorsque la personne correspondante est affectée à créneau d'un planning prévu pour la même période, l'acceptation de la demande entraîne l'affichage d'une bannière d'avertissement : Vous avez la possibilité de supprimer l'affectation (et non le créneau) ou d'annuler et éventuellement de refuser la demande d'absence.

Ce n'est que si une absence a été acceptée qu'un avertissement dans l'horaire sera affiché lorsque vous essaierez d'affecter la personne correspondante.

La personne qui a demandé l'absence sera informée de la décision par courrier électronique. Une modification de l'absence nécessitera une communication externe.

Jours spéciaux et jours fériés :

Le troisième onglet des absences concerne les jours spéciaux. Ces jours seront affichés dans l'en-tête de votre planning ainsi que dans le calendrier des absences. La différence entre les jours spéciaux et les jours fériés est qu'un jour spécial de plus ne signifie pas être un jour férié. Vous pouvez utiliser les jours spéciaux pour de nombreuses occasions, comme la visite d'un VIP dans votre entreprise, l'anniversaire de la création de la société, les vacances d'usine ou le dernier jour de la coupe du monde.

Vous pouvez aussi importer les jours fériés:

  • Cliquez sur "importer les jours fériés" à côté du bouton bleu en haut et choisissez la région et l'heure.
  • Les jours fériés s'afficheront pour vous permettre de les vérifier avant de cliquer sur le coffre-fort. Veuillez ne cliquer qu'une seule fois, car l'importation peut prendre un certain temps.

La création d'un nouveau jour spécial via le bouton bleu ou leur modification via la roue dentée dans la vue en liste à droite permet de clarifier les derniers détails.

Cochez ou décochez le bouton en haut à droite si vous voulez marquer le jour comme un jour férié. Les demandes d'absence déduiront les jours fériés des jours corrigés et le compte de temps de travail décidera du calcul en fonction de ce paramètre.

Après avoir donné un nom et une couleur, définissez le délai et donnez éventuellement une description. Vous pouvez décocher le jour à afficher dans l'horaire, il ne sera alors affiché que dans la liste des absences, par exemple pour signaler un blocage de vacances. N'autorisez pas les demandes d'absence pendant cette période afin d'éviter tout doute.

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