Standorte und Übersicht

Standorte anlegen und verwalten

Für die allgemeine Verwendung von Staffomatic muss mindestens ein Standort angelegt sein. Nutze die obere Leiste zum Navigieren.

  1. Klick auf das Feld “Neuen Standort anlegen" über die obere Navigationsleiste
  2. Gebe einen Namen ein und passe die restlichen Einstellungen an.
  3. Speichern nicht vergessen!

Ab sofort kann der Standort verwaltet und jederzeit wieder bearbeitet werden.
Über die obere Leiste gelangt man ganz schnell zu “Standorte verwalten”. Bei mehreren Standorten empfiehlt sich dort dann das Suchfeld.

Möchtest du zwischen verschiedenen Standorten wechseln:

  1. Klick auf die obere Leiste 
  2. Auswahl des Standorts oder "Standortübergreifend" oder wähle direkt einen Standort aus der Liste aus

Wer in welchem Standort eingeteilt ist, lässt sich im jeweiligen Standort unter "Mitarbeiter" einsehen. Optional gelangt man zu der Mitarbeiterliste über "Standorte verwalten" -> Klick auf die blau geschriebene Mitarbeiterzahl

Arbeitsbereiche

Vorab: 

Die Bezeichnung “Arbeitsbereiche” dient lediglich der Orientierung und als Vorschlag. Die Benennung ist ohne Vorgabe des tatsächlichen Zwecks für dich. Die Arbeitsbereiche dienen der weiteren Aufteilung für die Planung von Schichten. Ist ein Mitarbeiter nicht in bestimmte Arbeitsbereiche eingeteilt, kann er auch nicht in zugehörigen Schichten eingeplant werden.

Anlegen  und Verwalten von Arbeitsbereichen

  • Klicke auf das blaue Feld “Arbeitsbereich anlegen”
  • Gebe einen Namen ein, wähle unter welchem Standort der Arbeitsbereich zunächst laufen soll
  • Wähle eine Farbe

Bearbeiten und Einteilen

  • Trage gezielt Mitarbeiter ein/ aus oder füge alle hinzu/trage alle aus
  • Über den Stift oder die Köpfe in der Übersicht unter "Aktionen" sind Anpassungen jederzeit möglich
  • Die zuletzt getätigte Änderung kann per Knopfdruck auf “Zurücksetzen” rückgängig gemacht werden

Optional kannst du das jeweilige Mitarbeiterprofil aufrufen und dort über "Aktionen -> "Bearbeiten" in Arbeitsbereiche einteilen.

Speichern und Löschen

  • Vergesse nicht getätigte Änderungen per Klick auf den Button zu speichern!
  • Löschen: Klicke auf den “Stift” unter “Aktionen” und dann auf den kleinen “Mülleimer” in der rechten Ecke. Oder gehe direkt auf den kleinen Mülleimer unter "Aktionen".

Achtung: Sobald der Arbeitsbereich gelöscht gilt, werden automatisch alle Mitarbeiter ausgetragen und die zugehörigen Schichten aus den Wochenplänen entfernt. 

Wochenplan und Schichten

Hier werden Dienstpläne in einem Standort erstellt, Schichten geplant und die Personaleinsatzplanung getätigt.

  1. Klicke auf das ” + “ links  neben der Monatsanzeige, in der oberen Leiste
  2. Definiere den Zeitraum und bestimme bereits hier die weiteren Einstellungen des Wochenplans über “Mehr Optionen”
  3. Klicke auf “Speichern” um den Plan anzulegen
  4. Nun kann über ein Plus neben dem Datum oder in den leeren Feldern der Arbeitsbereiche eine Schicht angelegt werden.
  5. Speichern der neu angelegten Schichten nicht vergessen!

Ist eine Einteilung über die Liste ode per Drag&Drop nicht möglich, wird ein Hinweis aufgezeigt. Eine Einteilung verhindern kann unter anderem:

  • Doppelbelegungen sind nicht erlaubt. -> Es liegt bereits ein Arbeitseinsatz vor.
  • Es liegt eine bestätigte Abwesenheit vor. -> Der Mitarbeiter ist nicht verfügbar.
  • Der Mitarbeiter ist dem Arbeitsbereich noch nicht zugeteilt.

Veröffentlichen und Änderungen senden

In der unteren rechten Ecke befindet sich der Button zum "Veröffentlichen" oder "Änderungen senden".
Sobald ein Plan veröffentlicht gilt, werden alle betroffenen Mitarbeiter per E-Mail benachrichtig. Nachträgliche Änderungen können Sie sofort einsehen. "Änderungen senden" , setzt den Zähler zurück und informiert ggfs. die davon betroffenen Mitarbeiter.

Vorlagen und Schichten importieren

Ein Wochenplan wird sofort als Vorlage gespeichert, wenn man diesem im Feld "Vorlage" benennt. Diese Eingabe ist optional und kann nachträglich geändert werden. Für Änderungen, kehre immer zum ursprünglichen Plan der Vorlage zurück.
Löschen oder umbenennen einer Vorlage
Öffne den ursprünglichen Plan den du als Vorlage benannt hast. Gehe dann auf "Bearbeiten" und leere das Feld für "Vorlage". Nur noch "Speichern" und du bist fertig!

Abonnieren und in eigene Kalender integrieren

Arbeitseinsätze können per URL abonniert und in Google Calendar oder iCal integriert werden.
Beachte: Diese Funktion bietet ausschließlich die Ansicht eigener Schichten oder aller Schichten. Es können über den eigenen Kalender keine Änderungen am Wochenplan vorgenommen werden. Mitarbeiter können nur ihre eigenen Arbeitseinsätze abonnieren.

Abwesenheiten und spezielle Tage

Abwesenheiten und Kategorien

Voraussetzung für die Nutzung: Mindestens eine Kategorie für Abwesenheiten (z.B. Urlaub) wurde angelegt.
Lege eine Kategorie an und bestimme zugehörige Rechte, Bezeichnung, Farbe. Nun können in dieser Kategorie Abwesenheitsanträge gestellt und genehmigt werden.

Abwesenheitsanträge

Es können die bestehenden Abwesenheiten und Anträge über “Abwesenheiten” eingesehen werden. 

Erstelle einen Abwesenheitsantrag für über “Abwesenheit erstellen”:

Ein Abwesenheitsantrag kann ganztägig oder für einen zeitlich weiter definierten Zeitraum angelegt werden.

Um eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter anzulegen

  1. Gehe zunächst in das entsprechende Profil
  2. Klicke auf “Abwesenheiten”
  3. Stelle einen Antrag per Klick auf das “ + “ im Feld des Datums
  4. Gebe alle Daten an und beachte bereits bestehende Arbeitseinsätze

Genehmigen oder ablehnen eines Abwesenheitsantrages

  1. Öffne den entsprechenden Antrag 
  2. Prüfe alle Angaben
  3. Lehne ab, genehmige, lösche oder ändere den Antrag
  4. Wähle ob bereits bestehende Arbeitseinsätze bei Genehmigung entfernt werden sollen. Die Schicht bleibt bestehen und die Person lediglich ausgetragen.

Erst nach Genehmigung werden die Abwesenheiten auch in der Wochenplanung aufgezeigt und ein Hinweis bei versuchter Einteilung eingeblendet.

Der Antragsteller wird bei Ablehnung oder Genehmigung ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Änderungen können jederzeit vorgenommen werden, allerdings wird zu keinem Zeitpunkt eine Benachrichtigung ausgelöst.

Spezielle Tage und Feiertage

Unter speziellen Tagen verstehen sich unternehmenseigene Tage oder Feiertage, die Relevanz für die Wochenplanung und Strukturierung von Abwesenheiten haben.

Spezielle Tage und Feiertage werden in der oberen Leiste eines Wochenplans aufgezeigt.

Neuen speziellen Tag anlegen

  1. Benenne den Tag und wähle eine Farbe
  2. Gebe an, ob es sich um einen Feiertag handelt
  3. Bestimme den Zeitraum 
  4. Füge optional eine Beschreibung hinzu
  5. Definiere ob Abwesenheitsanträge und die Anzeige im Wochenplan erlaubt werden
  6. Speichern nicht vergessen!

Ändern und löschen eines speziellen Tages

  1. Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
  2. Tätige und speichere Anpassungen ...oder
  3. Lösche über das blaue Feld, oben Links 

Gesetzliche Feiertage

Um gesetzliche Feiertage anzeigen zu lassen:

  1. Klicke auf “gesetzliche Feiertage importieren”
  2. Wähle Land, Region, Zeitraum 
  3. Speichere deine Auswahl

Es können mehrere gesetzliche Feiertage importiert werden und auch nachträglich bearbeitet werd, wie anderen spezielle Tage.

Ändern und löschen eines Feiertags

  1. Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
  2. Tätige und speichere Anpassungen ...oder
  3. Lösche über das blaue Feld, oben Links

Did this answer your question?