1. Vorab Überlegungen
  2. Standorte anlegen und verwalten
  3. Arbeitsbereiche
  4. Wochenplan und Schichten
  5. Mitarbeiteransicht, Bewerben, Tauschen
  6. Abwesenheiten und spezielle Tage

1. Vorab Überlegungen

Staffomatic ist ziemlich flexibel und wird daher häufig auch Zweckentfremdet. Wahlweise werden Filialen, Aufträge, Fahrzeuge oder Kunden mit in das System integriert. Grundsätzlich gibt es nicht nur unterschiedliche Rollen bei den Mitarbeitern (Admin, Manager und Mitarbeiter), sondern auch unterschiedliche Ebenen der Kontoführung.
Ganz oben stehen die Standorte. Diese werden häufig genutzt, um geographisch getrennte Einheiten zu planen. Alternativ werden darüber auch Kunden angelegt, wenn diese z.B. längerfristig bedient werden. Des Weiteren denkbar sind Produktionsstandorte, Einsatzgebiete oder Abteilungen.
Darunter folgen die Arbeitsbereiche. Typischer Weise ist hier der Name Programm. Die Arbeitsbereiche müssen für jeden Standort einzeln angelegt werden. Häufig stellen auch Arbeitsbereiche Kunden dar oder Fahrzeuge oder Aufträge.
Die unterste Ebene sind die Notizen, die man einer einzelnen Schicht in einem Wochenplan anhängen kann. Hier lassen sich je nach Einstellung entweder Planungs-Erinnerungen für die Schichtplaner hinterlegen, oder aber für den Mitarbeiter sichtbare Informationen z.B. über den Kunden.

2. Standorte anlegen und verwalten

Für die allgemeine Verwendung von Staffomatic muss mindestens ein Standort angelegt sein. Nutze die obere Leiste zum Navigieren.

  1. Klick auf das Feld “Neuen Standort anlegen" über die obere Navigationsleiste
  2. Gebe einen Namen ein und passe die restlichen Einstellungen an.
  3. Speichern nicht vergessen!

Ab sofort kann der Standort verwaltet und jederzeit wieder bearbeitet werden.
Über die obere Leiste gelangt man ganz schnell zu “Standorte verwalten”. Bei mehreren Standorten empfiehlt sich dort dann das Suchfeld.

Möchtest du zwischen verschiedenen Standorten wechseln:

  1. Klick auf die obere Leiste 
  2. Auswahl des Standorts oder "Standortübergreifend" oder wähle direkt einen Standort aus der Liste aus

Wer in welchem Standort eingeteilt ist, lässt sich im jeweiligen Standort unter "Mitarbeiter" einsehen. Optional gelangt man zu der Mitarbeiterliste über "Standorte verwalten" -> Klick auf die blau geschriebene Mitarbeiterzahl

3. Arbeitsbereiche

Vorab: 

Die Arbeitsbereiche dienen der weiteren Aufteilung für die Planung von Schichten. Ist ein Mitarbeiter nicht in bestimmte Arbeitsbereiche eingeteilt, kann er auch nicht in zugehörigen Schichten eingeplant werden oder diese sehen.

Anlegen  und Verwalten von Arbeitsbereichen:

  • Klicke auf das blaue Feld “Arbeitsbereich anlegen”
  • Gebe einen Namen ein, wähle unter welchem Standort der Arbeitsbereich zunächst laufen soll
  • Wähle eine Farbe

Bearbeiten und Einteilen:

  • Trage gezielt Mitarbeiter ein / aus oder füge alle hinzu / trage alle aus
  • Über den Stift oder die Köpfe in der Übersicht unter "Aktionen" sind Anpassungen jederzeit möglich
  • Die zuletzt getätigte Änderung kann über die Schaltfläche “Zurücksetzen” rückgängig gemacht werden

Optional kannst du das jeweilige Mitarbeiterprofil aufrufen und den Mitarbeiter dort über "Aktionen" und "Bearbeiten" in Arbeitsbereiche einteilen.

Speichern und Löschen:

  • Vergesse nicht getätigte Änderungen per Klick auf den Button zu speichern!
  • Löschen: Klicke auf den “Stift” unter “Aktionen” und dann auf das Mülleimer Symbol in der rechten Ecke. Oder gehe direkt auf den kleinen Mülleimer unter "Aktionen".

Achtung! Sobald der Arbeitsbereich gelöscht wurde, werden automatisch alle Mitarbeiter ausgetragen und die zugehörigen Schichten aus den Wochenplänen entfernt. Dies lässt sich nicht rückgängig machen!

4. Wochenplan und Schichten

Hier werden Dienstpläne in einem Standort erstellt, Schichten geplant und die Personaleinsatzplanung getätigt.

  1. Klicke auf das ” + “ links  neben der Monatsanzeige, in der oberen Leiste
  2. Definiere den Zeitraum und bestimme bereits hier die weiteren Einstellungen des Wochenplans über “Mehr Optionen”
  3. Klicke auf “Speichern” um den Plan anzulegen
  4. Nun kann über ein Plus neben dem Datum oder in den leeren Feldern der Arbeitsbereiche eine Schicht angelegt werden.
  5. Speichern der neu angelegten Schichten nicht vergessen!

Achtung! Die Wochenplan Optionen sind immer nur für die jeweilige Woche. Wenn die Standardeinstellungen verändert werden sollen, muss zu "Standort Verwalten" (siehe oben) gewechselt werden und die Änderungen dort hinterlegt werden.

Ist eine Einteilung über die Liste ode per Drag&Drop nicht möglich, wird ein Hinweis aufgezeigt. Eine Einteilung verhindern kann unter anderem:

  • Doppelbelegungen sind nicht erlaubt. -> Es liegt bereits ein Arbeitseinsatz vor.
  • Es liegt eine bestätigte Abwesenheit vor. -> Der Mitarbeiter ist nicht verfügbar.
  • Der Mitarbeiter ist dem Arbeitsbereich noch nicht zugeteilt.

Veröffentlichen und Änderungen senden

In der unteren rechten Ecke befindet sich der Button zum "Veröffentlichen" oder "Änderungen senden".
Sobald ein Plan veröffentlicht gilt, werden alle betroffenen Mitarbeiter per E-Mail benachrichtig. Nachträgliche Änderungen können Sie sofort einsehen. "Änderungen senden" setzt den Zähler zurück und informiert ggfs. die davon betroffenen Mitarbeiter erneut per Mail.

Vorlagen und Schichten importieren:

Ein Wochenplan wird sofort als Vorlage gespeichert, wenn man diesem im Feld "Vorlage" benennt. Diese Eingabe ist optional und kann nachträglich geändert werden.
Zum Löschen oder zur Änderung des Namens der Vorlage kehre immer zum ursprünglichen Plan der Vorlage zurück. Gehe dann auf "Bearbeiten" und leere oder verändere das Feld für "Vorlage". Nur noch "Speichern" und du bist fertig!

Zum importieren klickst du unter Wochenplan auf die 3 Punkte und "Schichten importieren". Hier kann unter den angelegten Vorlagen gewählt werden und wahlweise nur bestimmte Arbeitsbereiche mit oder ohne Belegung importiert werden.

Achtung! Das importieren nimmt etwas Zeit in Anspruch. Bitte klicke nur ein mal auf "Speichern", nach maximal 10 Sekunden sollte der Import abgeschlossen sein.

Schichten:

Eine Schicht lässt sich nur beim Erstellen innerhalb eines Arbeitsbereiches für alle Tage der Woche kopieren. Klicke dazu auf "Wiederholen" und markiere die entsprechenden Tage.
Eine Pause ist laut Gesetz ab 6h Arbeitszeit mit 30 Minuten und ab 9h Arbeitszeit mit 45 Minuten inklusive. Wenn an dieser Stelle eine Pause eingetragen wird, wird diese von der Brutto Arbeitszeit abgezogen.
Wenn das Schichtende offen gelassen wird, wissen die Mitarbeiter, dass noch nicht klar ist, wann die Schicht beendet sein wird. Es kann dennoch ein Schichtende eingetragen werden, um eine theoretisch/eventuell erwartete Arbeitszeit zu hinterlegen (wichtig vor allem bei Nutzung des Arbeitszeitkontos).
Um in der Navigation der Wochenpläne die 100% zu erreichen und den Mitarbeitern die benötigte Anzahl an Mitarbeitern für eine Schicht zu suggerieren, sollte auch die Anzahl für die Schicht benötigter Mitarbeiter angegeben werden.
Zusätzlich können Notizen hinterlegt werden. Lege in den Wochenplan Optionen fest, ob diese nur für die Planer als Hilfestellung sichtbar sein sollen, oder auch für die Mitarbeiter um ihnen hilfreiche Informationen für die Schicht mit auf den Weg zu geben.

Abonnieren und in eigene Kalender integrieren:

Arbeitseinsätze können per URL abonniert und in Google Calendar oder iCal integriert werden.
Beachte: Diese Funktion bietet ausschließlich die Ansicht eigener Schichten oder aller Schichten. Es können über den eigenen Kalender keine Änderungen am Wochenplan vorgenommen werden. Mitarbeiter können nur ihre eigenen Arbeitseinsätze abonnieren.

5. Mitarbeiteransicht, Bewerben und Tauschen

Mitarbeiter sehen nur Arbeitsbereiche, in die sie eingeteilt sind. Selbiges gilt für Standorte. Allgemein kann in den Standort Einstellungen oder spezifisch für die Woche in den Wochenplanoptionen festgelegt werden, ob Mitarbeiter Belegungen einsehen dürfen oder nur sich selbst sehen dürfen.
In den Abwesenheiten kann in den Einstellungen festgehalten werden, ob Mitarbeiter die Abwesenheiten der Kollegen sehen dürfen. Ferner kann in den einzelnen Abwesenheiten Kategorien eingestellt werden, ob diese für den Mitarbeiter auswählbar sind.

Ein großer Vorteil von Staffomatic by EASYPEP ist die Auslagerung der Planung an den Mitarbeitern. Wir können z.B. Schichten mit einer beliebigen Zahl an benötigten Mitarbeitern veröffentlichen. Alle Mitarbeiter, Manager und Admins, die in den Arbeitsbereich der veröffentlichten Schicht eingetragen sind erhalten nun eine E-Mail Benachrichtigung, das neue Schichten verfügbar sind.

Sie können sich nun über den Link in der E-Mail bei Staffomatic einloggen oder über ihre mobile Smartphone App (siehe Artikel) und sich auf die freie Schicht bewerben.
Der Admin oder Manager mit entsprechenden Rechten hat zuvor die Möglichkeit in den Standort Einstellungen oder den Wochenplan Optionen festzulegen, ob Bewerbungen automatisch angenommen werden sollen. Dann herrscht das Prinzip wer zuerst malt, malt zuerst. Alternativ kann ein User auch manuell durch den Planer als Bewerber eingetragen werden, dazu einfach in die Schicht klicken und den Mitarbeiter verschieben.
Sollte die Bewerbung nicht automatisch angenommen werden, kann der Mitarbeiter seine Bewerbung noch zurückziehen und der Planer erhält im Dashboard des Standortes den Hinweis unter Aktivitäten, dass sich ein User für eine Schicht beworben hat. Klicke die Aktivität an um genau zu der entsprechenden Schicht zu gelangen. Im Wochenplan steht alternativ an der Unterkante der Schicht die Anzahl der Bewerbungen. Klicke in die Schicht, um die Bewerbung zu bearbeiten.
Wenn die Belegung vollständig ist, können sich Mitarbeiter noch auf die Warteliste setzen lassen und damit suggerieren, dass sie im Falle des Falls für einen Tausch bereit wären oder um durch den Planer eingesetzt zu werden.

Manchmal passt eine Schicht doch nicht, weil ein User triftige Gründe hat. Falls der Admin es wünscht, kann in den Standort Einstellungen generell oder in den Wochenplan Optionen für die spezielle Woche die Tauschfunktion freigeschaltet werden, oder alternativ Selbstaustragungen gestattet werden.

Beim Tauschen können User, die in eine Schicht eingeteilt wurden, diese zum Tausch freigeben. Alle Mitarbeiter, die in den entsprechenden Arbeitsbereich eingeteilt sind, erhalten nun eine Mail, und können die Schicht übernehmen. Der Mitarbeiter muss bestätigen, dass ihm klar ist, dass er in der Schicht eingeteilt bleibt, bis sich jemand zum Tauschen gefunden hat.
Es lässt sich zudem begrenzen, wie viele Tauschanfragen ein User pro Woche stellen kann.
An der Unterkante der Schicht wird nun angezeigt, dass es eine Tauschanfrage gibt, gleiches gilt für die Aktivitäten Spalte im Dashboard.

Beim Austragen aus einer Schicht kann der Mitarbeiter sich selber aus der Belegung löschen. Dies macht aber in den wenigsten Fällen Sinn.

6. Abwesenheiten und spezielle Tage

Abwesenheiten und Kategorien

Voraussetzung für die Nutzung: Mindestens eine Kategorie für Abwesenheiten (z.B. Urlaub) wurde angelegt.
Lege eine Kategorie an und bestimme zugehörige Rechte, Bezeichnung und Farbe. Nun können in dieser Kategorie Abwesenheiten eingetragen, ggf. Anträge gestellt und genehmigt werden.
Idealerweise sind im Mitarbeiterprofil die vertraglich vereinbarten Urlaubstage hinterlegt worden.

Abwesenheitsanträge

Lege in der Abwesenheitskategorie fest, ob Mitarbeiter diese sehen und auswählen dürfen. Manager mit entsprechenden Rechten können nur Anträge von Mitarbeiter bearbeiten. Anträge anderer Manager können nur von Admins bearbeitet werden.

Es können die bestehenden Abwesenheiten und Anträge über “Abwesenheiten” eingesehen werden. Für Mitarbeiter kann man dies in den Standort Einstellungen deaktivieren.

Erstelle einen Abwesenheitsantrag über “Abwesenheit erstellen”, dies kann ggf. auch der Mitarbeiter selbst machen:

Ein Abwesenheitsantrag kann ganztägig oder für einen zeitlich weiter definierten Zeitraum angelegt werden.

  1. Wähle zunächst das entsprechende Profil des Users
  2. Gebe alle Daten an und beachte bereits bestehende Arbeitseinsätze
  3. Wenn der Urlaubsplaner genutzt wird vergewissern, ob bei der entsprechenden Abwesenheitskategorie (z.B. Urlaub) die Schaltfläche "von Urlaubstagen abziehen" aktiviert wurde
  4. Typische Abwesenheitskategorien wie Urlaub oder Krank sollten als "bezahlt" markiert werden (wichtig für Nutzer des Arbeitszeitkontos)
  5. Ggf. kann über die Funktion "Darf Hochladen" durch den Mitarbeiter ein Krankenschein geteilt werden.

Genehmigen oder ablehnen eines Abwesenheitsantrages:

  1. Öffne den entsprechenden Antrag 
  2. Prüfe alle Angaben
  3. Lehne ab, genehmige, lösche oder ändere den Antrag
  4. Wähle ob bereits bestehende Arbeitseinsätze bei Genehmigung entfernt werden sollen. Die Schicht bleibt bestehen und die Person lediglich ausgetragen.

Erst nach Genehmigung werden die Abwesenheiten auch in der Wochenplanung aufgezeigt und ein Hinweis bei versuchter Einteilung eingeblendet.

Der Antragsteller wird bei Ablehnung oder Genehmigung ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Änderungen können jederzeit vorgenommen werden, allerdings wird zu keinem Zeitpunkt eine Benachrichtigung ausgelöst.

Spezielle Tage und Feiertage:

Unter speziellen Tagen verstehen sich frei definierbare Tage oder Feiertage, die Relevanz für die Wochenplanung und Strukturierung von Abwesenheiten haben.

Spezielle Tage und Feiertage werden in der oberen Leiste eines Wochenplans aufgezeigt.

Neuen speziellen Tag anlegen

  1. Benenne den Tag und wähle eine Farbe
  2. Gebe an, ob es sich um einen Feiertag handelt
  3. Bestimme den Zeitraum 
  4. Füge optional eine Beschreibung hinzu
  5. Definiere ob Abwesenheitsanträge und die Anzeige im Wochenplan erlaubt werden
  6. Speichern nicht vergessen!

Ändern und löschen eines speziellen Tages

  1. Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
  2. Tätige und speichere Anpassungen ...oder
  3. Lösche über das blaue Feld, oben Links 

Gesetzliche Feiertage

Um gesetzliche Feiertage anzeigen zu lassen:

  1. Klicke auf “gesetzliche Feiertage importieren”
  2. Wähle Land, Region, Zeitraum 
  3. Speichere deine Auswahl

Es können mehrere gesetzliche Feiertage importiert werden und auch nachträglich bearbeitet werd, wie anderen spezielle Tage.

Ändern und löschen eines Feiertags

  1. Klicke auf das Rädchen, rechts unter “Aktionen”, neben dem gewünschten Tag
  2. Tätige und speichere Anpassungen ...oder
  3. Lösche über das blaue Feld, oben Links

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