Diese kurze Anleitung erleichtert Mitarbeitern den Einstieg bei Staffomatic
- Einführung
- Einladung und Profil
- Wochenplan und mobile App
- Abwesenheiten und Urlaubsplaner
- Zeiterfassung und Terminal
- Arbeitszeitkonto
Tipp! Versende die URL / den Link zu diesem Artikel an die Mitarbeiter, wenn diese sich nicht selbst zurechtfinden.
1. Einführung
Staffomatic ist eine App zur Minimierung unnötiger Kommunikation via Whatsapp, Anrufen und Zettelchen. Künftig ist also Staffomatic "die einzige Wahrheit" zur Arbeits- und Abwesenheitsplanung.
Je nach gebuchtem Abo gestaltet sich der Umfang der Funktionen. Es kann also sein, dass gewisse Bereiche des Tools nicht erreichbar sind, weil sie nicht gebucht wurden. Diese Anleitung ist danach strukturiert und entsprechende Teile können übersprungen werden.
2. Einladung und Profil
Du erhältst deine Einladung per E-Mail und erstellst zuerst ein Passwort.
Im nächsten Schritt füllst du dein Profil mit Informationen zu deiner Person und mit Kontaktmöglichkeiten, damit dein Arbeitgeber dich notfalls auch über andere Wege erreichen kann. Diese Informationen können von deinen Kollegen nicht eingesehen werden.
Zukünftig erhältst du zu wichtigen Ereignissen in der App Benachrichtigungen, die du in deinem Profil auch aus- oder einschalten kannst. In diesen Benachrichtigungen ist der direkte Link zu der App enthalten. Andernfalls kannst du das Konto auch durch Eingabe deiner E-Mail Adresse auf unserer Website www.staffomatic.com finden.
Achtung! Staffomatic wird nur auf aktuellen Chrome, Edge, Firefox und Safari Browsern unterstützt.
Tipp! Du bist nur an bestimmten Wochentagen und Zeiten verfügbar? Hilf deinem Arbeitgeber, indem du im Profil auf Verfügbarkeiten klickst und angibst, wann du da bist.
3. Wochenplan und mobile App
Klicke in der Web-App auf Wochenpläne.
Je nach Belieben deines Arbeitgebers wirst du veröffentlichte Wochenpläne vorfinden, in denen du fest in Schichten eingeteilt bist oder dich auf offene Schichten bewerben kannst. Ob du sehen kannst, wie deine Kollegen arbeiten oder wer diese sind, hängt auch vom Arbeitgeber ab.
Oben links kannst du über die Pfeiltasten zwischen den Monaten wechseln und einzelne Kalenderwochen anklicken. Oben rechts kannst du deinen Wochenplan ausdrucken, auf die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wechseln, deine Schichten via URL für deinen Kalender abonnieren oder den Filter nutzen um dir zum Beispiel nur deine eigenen Arbeitseinsätze anzeigen zu lassen.
→ In jeder Schicht können mehrere Mitarbeiter geplant oder benötigt sein. Blaue Schichten sind vollständig belegt. Gelbe Schichten sind noch nicht ausreichend besetzt.
Je nach Einstellung kannst du dich auf gelbe Schichten bewerben. Klicke die Schicht an und klicke auf die blaue Schaltfläche "jetzt bewerben". Wenn die Schicht bereits voll ist, kannst du dich auf die Warteliste setzen lassen und eventuell nachrücken. Möglicherweise kannst du dich auch selbst in Schichten ein- und austeilen, wenn dein Arbeitgeber dies entsprechend eingestellt hat.
→ Du erhältst eine E-Mail, sobald deine Bewerbungen fertig bearbeitet worden sind und du entsprechend eingeteilt wurdest.
Tipp! Folgender Link erklärt dir, wie du Staffomatic als App auf deinem Smartphone speicherst (Video ganz unten) und wie die Mitarbeiter App funktioniert.
→ In deinem Profil kannst du oben links einsehen, wie viele Stunden du diesen Monat eingesetzt bist.
Unter dem Menüpunkt Auswertung und dort Arbeitseinsätze kannst du dir detailliert deine Arbeitszeiten auflisten lassen und je nach Berechtigung angeben, ob du mehr oder weniger als geplant gearbeitet hast.
4. Abwesenheiten und Urlaubsplaner
In deinem Profil kannst du über den Reiter Abwesenheiten Abwesenheitsanträge stellen. Die Kategorien dafür, meistens Urlaub, Krank, Homeoffice etc. werden durch deinen Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.
Klicke auf das kleine Plus im entsprechenden Tag, wähle Anfang und Ende, eine passende Kategorie und begründe optional, warum du abwesend sein möchtest.
Nach dem Speichern des Antrags erhält dein Arbeitgeber eine Benachrichtigung und kann diesen verwalten, ablehnen oder annehmen. Du wirst informiert, sobald dein Abwesenheitsantrag bearbeitet wurde.
Hinweis! Die Urlaubstage werden standardmäßig abgezogen. Der Bearbeiter passt diese je nach Kategorie an.
→ Wenn dein Arbeitgeber es erlaubt, kannst du auch die Abwesenheiten der Kollegen sehen um besser planen zu können.
→ Du kannst auch eine Krankmeldung oder andere Dokumente zu deiner Abwesenheitsantrag hochladen.
→ In deinem Profil wird oben ein Widget angezeigt, welches dir sagt, wie viele Urlaubstage für dich noch verfügbar sind zum verplanen.
→ Unter dem Menüpunkt Auswertung kannst du unter Abwesenheiten all deine Abwesenheiten einsehen.
5. Zeiterfassung und Terminal
In deinem Profil findest du die Schaltfläche Pin erstellen. Nach Erstellung wird dieser dir via E-Mail auch noch ein mal zugestellt. Er kann auch durch deinen Arbeitgeber erstellt werden. Merke dir diese Pin.
Zum digitalen Erfassen deiner Arbeitszeit wird das Terminal benötigt, eine separate App, die dir entweder an deinem Arbeitsplatz oder zB. auf einem Tablet, je nach den Wünschen des Arbeitgebers, bereitgestellt wird.
→ Wahlweise kannst du die App auch auf deinem Smartphone herunterladen und benötigst auch die Pin nicht, dein Arbeitgeber wird dich darüber informieren.
→ Weitere Infos zu unserer Terminal-App findest du hier.
Hinweis! Die digitale Zeiterfassung soll laut EUGeH die Transparenz der tatsächlichen Arbeitszeit steigern und bei der Dokumentation von Überstunden assistieren und demnach dem Arbeitnehmer zugute kommen.
Nach Eingabe der Pin kannst du die Arbeitszeit starten. Nach 5 Sekunden wird wieder zum Pin-Feld geschaltet, sodass die nächsten Mitarbeiter eine Aktion ausführen können.
→ Dieser Vorgang wird zur Erstellung einer Pause oder zum Beenden der Arbeitszeit entsprechend wiederholt.
→ Bitte informiere dich bei deinem Arbeitgeber, ob Pausen aktiv gestempelt werden sollen oder ob sie automatisch hinzugefügt werden, damit sie nachher nicht doppelt oder falsch abgezogen werden.
→ Zur erfolgreichen Übermittlung ist eine Internetverbindung zwingend erforderlich.
→ Deine erfassten Zeiten kannst du über den Reiter Zeiterfassung in der Web-App einsehen.
6. Arbeitszeitkonto
Sollte dieser Menüpunkt für dich verfügbar sein, wertet dein Arbeitgeber Soll- vs. Ist-Zeiten aus, um etwaige Überstunden berechnen zu können. Dabei werden deine Schichten oder Zeiterfassungen zusammen mit deinen bezahlten Abwesenheiten gegen die Arbeitsvereinbarung gerechnet. Den monatlichen Auszug dazu kannst du im Bereich Arbeitszeitkonto einsehen.
→ Je nach Arbeitgeber kannst du hierzu eine E-Mail Benachrichtigung erhalten, in der du aufgefordert wirst das jeweilige Konto zu prüfen und zu bestätigen, dass alle erfassten Zeiten stimmig sind und der Monat entsprechend abgeschlossen werden kann.