Kann ich einstellen, dass Mitarbeitende nicht vor der Arbeitszeit bzw. dem Schichtstart einstempeln können?

Kurzantwort

Ja. Über die Karenzzeiten und Rundungsregeln in der Zeiterfassung kannst du festlegen, dass Einstempelzeiten vor Schichtbeginn auf die geplante Startzeit der Schicht angepasst werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zeiterfassungs-Einstellungen öffnen

• Klicke auf den Reiter Zeiterfassung

• Wechsle zu Einstellungen

• Scrolle nach unten zum Bereich Karenzzeiten

2. Pufferzeit für die Schichterkennung festlegen

• Trage eine Pufferzeit für die Schichterkennung ein

• Empfohlener Wert: ca. 60 Minuten

Bedeutung:

• Diese Pufferzeit legt den Radius fest, in dem das System eine passende Schicht aus dem Wochenplan sucht

• Nur wenn der Timer mit einer Schicht verknüpft ist, können die weiteren Karenzzeiten greifen

Beispiel:

• Schichtbeginn: 08:00 Uhr

• Pufferzeit: 60 Minuten

• Mitarbeiter stempelt sich um 07:30 Uhr ein
  → System sucht im Radius von 60 Minuten
  → Timer wird der Schicht 08:00 Uhr zugeordnet

3. Karenzzeit für Check-In festlegen (frühes Einstempeln begrenzen)

• Trage beim Check-In eine Karenzzeit in Minuten ein

• Diese bestimmt, wie viele Minuten vor Schichtbeginn gerundet werden dürfen

Beispiele (Check-In = 30 Minuten):

• Einstempeln um 07:30 Uhr (30 Minuten vor Schichtbeginn)
  → Zeit wird auf 08:00 Uhr gerundet

• Einstempeln um 07:15 Uhr (45 Minuten vor Schichtbeginn)
  → Zeit wird nicht gerundet

• Einstempeln um 15 Minuten vor Schichtbeginn
  → Zeit wird auf den Schichtstart aufgerundet

4. Karenzzeit für Check-Out festlegen

• Lege fest, ob Zeiten nach Schichtende angepasst werden sollen

• Optionen:

  • Zeit wird auf die Schichtendzeit abgerundet

  • Feld leer lassen → exakte Check-out-Zeit wird übernommen

Beispiel:

• Schichtende: 17:00 Uhr

• Karenzzeit Check-Out: 10 Minuten

  • Ausstempeln um 17:10 Uhr → Zeit wird auf 17:00 Uhr abgerundet

  • Feld leer → 17:10 Uhr bleibt bestehen

5. Rundung für erfasste Zeiten festlegen

• Lege ein Rundungsintervall fest (z. B. 5 Minuten)

• Diese Rundung greift unabhängig von der Schichtverknüpfung

Beispiel (5-Minuten-Intervall):

• Einstempeln um 08:02 Uhr → Rundung auf 08:00 Uhr

• Einstempeln um 08:04 Uhr → Rundung auf 08:05 Uhr

Wichtige Hinweise

⚠️ Achtung:
Die Karenzzeiten für Check-In und Check-Out funktionieren nur, wenn der Timer erfolgreich mit einer Schicht aus dem Wochenplan verknüpft wurde.

ℹ️ Hinweis:
Es kann immer nur eine Schicht pro Tag automatisch verknüpft werden.

✅ Tipp:
Kombiniere Pufferzeit für die Schichterkennung, Karenzzeiten und Rundungsintervalle, um frühes Einstempeln zu tolerieren, ohne zusätzliche Arbeitszeit zu erfassen.