Es gibt unterschiedliche Benachrichtigungen für unterschiedliche Funktionen, die im Profil oder in den E-Mails selbst deaktivierbar oder abbestellbar sind. Dieser Artikel klärt welche E-Mail Benachrichtigungen es alles gibt und wie sie funktionieren.
1. Wochenplan / Arbeitseinsätze
Generelle Voraussetzung:
- Das User-Profil benötigt eine funktionierende Email Adresse mit ausreichend Speicher und unsere Domain muss ggf. zugelassen werden.
- In den User Profil Einstellungen muss die E-Mail Benachrichtigungsfunktion aktiviert sein.
- Die E-Mails dürfen nicht abbestellt sein.
- Administrator: Ein Admin erhält nur E-Mails bezüglich dem Wochenplan und Abwesenheiten der Mitarbeiter, wenn dieser auch in die Arbeitsbereiche eingeteilt wurde.
Zustellung der Benachrichtigungen:
- Abhängig davon, um welche E-Mail Benachrichtigung es geht, erhält ein User E-Mail Benachrichtigungen in der Regel in wenigen Minuten, manchmal nach bis zu 60 Minuten.
1. Wochenplan / Arbeitseinsätze
1.1 Schicht ohne Belegung erstellen & veröffentlichen - egal ob die Bewerbungsfunktion aktiviert oder deaktiviert ist.
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- E-Mail an: Alle User-Profile, welche in diesem Arbeitsbereich zugeteilt wurden. Unabhängig von der Rolle des User-Profils (egal ob Admin, Manager oder Mitarbeiter).
1.1.1 Bereits veröffentlichte Schicht nach nachträglichen Änderungen erneut senden (Änderungen senden)
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- E-Mail an: Alle User-Profile, welche von der Änderung betroffen sind.
1.2 Mitarbeiter:in bewirbt sich auf eine Schicht
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- Keine E-Mail an Planer:in (Admin o. zugeteilter Manager).
- Bewerbung auf eine Schicht, wird "nur" in der Schicht angezeigt, keine E-Mail Benachrichtigung.
1.2.1 Bewerbung wird durch Planer:in angenommen + "Änderung senden"
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- Email an: Mitarbeiter:in, welche(r) sich auf die Schicht beworben hat und welcher die Schicht angenommen hat.
1.3 User:in bietet seine/ihre Schicht zum tauschen an
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- E-Mail an: User:in, welche(r) die Tauschanfrage stellt (nach wenigen Minuten).
- E-Mail an: Alle verfügbare User-Profile, innerhalb dieses Arbeitsbereiches, dass eine Tauschanfrage gestellt wurde (innerhalb 30 - 60 Minuten).
1.3.1 User:in nimmt eine angebotene Tauschanfrage an
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- E-Mail an: User:in welcher(er) die Tauschanfrage aufgegeben hat & User:in welcher die Schicht dann übernommen hat (nach wenigen Minuten).
- Keine E-Mail an Planer:in.
2. Abwesenheiten
2.1 Abwesenheit durch Mitarbeiter:in beantragt
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- E-Mail an: Planer:in, dass eine Abwesenheit beantragt wurde.
- E-Mail an: Mitarbeiter:in, welche diese Abwesenheit beantragt hat.
2.2 Abwesenheit durch Admin eingetragen aber noch nicht bestätigt
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- Keine E-Mail Benachrichtigung.
2.2.1 Abwesenheit durch Manager:in eingetragen aber noch nicht bestätigt
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- E-Mail an: Admin gesendet und über diesen Abwesenheitsantrag informiert (nach wenigen Minuten).
2.3 Abwesenheit durch Planer (Admin o. Manager) bestätigt
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- E-Mail an: Mitarbeiter:in, dass die Abwesenheit genehmigt wurde und von wem diese genehmigt wurde.
- Keine E-Mail an Planer:in.
2.4. Abwesenheit durch Planer (Admin o. Manager) abgelehnt
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- E-Mail an Mitarbeiter:in, dass die beantragte Abwesenheit abgelehnt wurde und von wem diese abgelehnt wurde.
- Keine E-Mail an Planer:in.
3. Zeiterfassung
3.1 Pin für User-Profile erstellen bei Mehrbenutzer-Modus
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- E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter:in mit der Pin-Information für die Nutzung des Mehrbenutzer-Modus.
4. Mitarbeiter-Reiter
4.1 Neues User-Profil anlegen mit hinterlegter E-Mailadresse
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- E-Mail Einladung an den betreffenden Mitarbeiter:in mit einem Link zur Profilbestätigung.
5. Arbeitszeitkonto
5.1 Arbeitszeitkonto "Einreichen"
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- E-Mail an betroffenen Mitarbeiter.
5.1.1 Arbeitszeitkonto wird von dem Mitarbeiter:in bestätigt
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- E-Mail an: Planer:in, welcher das Arbeitszeitkonto eingereicht hat, dass der Mitarbeiter:in das Arbeitszeitkonto bestätigt hat.
5.1.2 Arbeitszeitkonto durch Planer:in "Abgeschlossen"
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- E-Mail an: Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, dass das Arbeitszeitkonto "geschlossen" wurde.
5.1.3 Arbeitszeitkonto durch Planer:in wird direkt abgeschlosse, ohne dies einzureichen
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- keine E-Mail an Mitarbeiter oder Planer
6. Mitteilungen
6.1 Admin-Profil oder Manager-Profil versendet Mitteilungen an Mitarbeiter:innen
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- E-Mail Mitteilung wird an alle ausgewählten User-Profile versendet.
7. Chat
7.1 User-Profil startet Admin-Profil oder Manager-Profil versendet Mitteilungen an Mitarbeiter:innen
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- Wenn eine Unterhaltung gestartet wird - bekommt der Empfänger eine Email, dass ein Chat von einem anderen User gestartet wurde.
8. Passwort zurücksetzen
8.1 Passwort zurücksetzen bei dem Login
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- E-Mail an hinterlegte E-Mailadresse des betroffenen User-Profils mit einem Link ein neues Passwort vergeben zu können.