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      Auswertung und Arbeitszeiterfassung

      Der Unterschied zwischen Auswertung und Arbeitszeiterfassung? Wir erklären in diesem Artikel den Unterschied!

      Auswertung

      Alle hier hinterlegten Daten kannst du dir als CSV- oder XLS (Excel) - Export herunterladen und den Zeitraum frei wählen.

       

      1. Arbeitseinsätze:

      Alle hier hinterlegten Daten kannst du dir als CSV- oder XLS (Excel) - Export herunterladen und den Zeitraum frei wählen.

      Alle Arbeitseinsätze, gemäß Wochenplan, werden hier gelistet. Dies ist anders als eine Schicht, denn eine Schicht kann mehrere Arbeitseinsätze unterschiedlicher Mitarbeiter beinhalten.

      Über den Stift können Änderungen an der Start- und Endzeit eines Arbeitseinsatzes vorgenommen werden. Diese haben keine Auswirkungen auf den Wochenplan, sondern nur auf den Export. Anders herum kann eine Auswertung nicht durch Veränderung der Schicht im Wochenplan angepasst werden. Anwesenheitslisten sollten also immer über die Auswertung geführt werden.
      Hat ein Arbeitseinsatz tatsächlich stattgefunden, kann “Erschienen” angegeben werden oder andernfalls auch abgelehnt werden. Dies ist lediglich eine Kontrollfunktion.

      In den Kontoeinstellungen von Admins kann zudem erlaubt werden, dass Mitarbeiter die Auswertung ihrer eigenen Arbeitseinsätze selbst korrigieren können.


      Abwesenheiten

      Ein Überblick über alle Abwesenheiten findet man hier.

      Über die Ansichtsoptionen kann man die Auswahl der angezeigten Einträge definieren.

      Achtung! Die Abwesenheiten können hier nicht bearbeitet werden.
      Gehe dazu direkt zu den Abwesenheiten im jeweiligen Standort.

      Arbeitszeiterfassung

      Voraussetzung und Vorbereitung

      Um die Zeiterfassung nutzen zu können, muss diese Funktion im Plan freigeschaltet sein. Schreib uns im Chat oder ruf an, wenn eine nachträgliche, kostenfreie "Testphase" bezüglich der Zeiterfassung gewünscht wird.

      Unsere Zeiterfassung ist sehr einfach und damit flexibel gehalten. Es können die Netto-Arbeitszeit und Pausen durch Aktivitäten unserer Mitarbeiter aufgenommen werden. Dazu gehen sie mit einem personalisierten PIN an ein Nummernfeld und klicken Zeiterfassung starten / pausieren / beenden. Das Nummernfeld, hier Terminal, kann am Rechner, am Arbeitsplatz, auf dem Smartphone oder z.B. einem Tablet am Eingang von einem Admin bereitgestellt werden und ist prinzipiell für alle Mitarbeiter nutzbar.

      Begrifflichkeiten:
      Einpinnen = PIN erfolgreich eingeben, in das Terminal einwählen
      Check-In/einchecken = Zeiterfassung starten, einstempeln
      Check-Out/auschecken = Zeiterfassung beenden, ausstempeln
      Timer = Erfasste Zeit, eine Zeiterfassung, Zeitbuchung

      Öffne zunächst den gewünschten Standort und navigiere über die obere Leiste zur Zeiterfassung. Klicke weiter auf "Einstellungen".

      Einstellungen

      Vordefinierte Pausen / Schnelle Pausen:
      Für Raucherpausen oder eine hin- und wieder genommene Mittagspause lassen sich feste Werte eintragen. Dadurch muss sich der Mitarbeiter nicht zur Pause ein- und wieder auschecken, sondern nur einmalig den PIN eingeben und die Pause auswählen, die dann von der Brutto Arbeitszeit abgezogen wird.

      Auch die Pausen aus der Schichtplanung können übernommen werden, dies funktioniert allerdings nur, wenn die automatische Verknüpfung der Zeiterfassung mit einer Pause-beinhaltenden Schicht aus dem Wochenplan geklappt hat
      (lies dazu weiter Karenzzeit für automatische Verknüpfung).

      Automatische Anpassung der Karenzzeit in Minuten:
      Hier kannst Du festlegen, in welchem Zeitfenster vor dem Check-In und nach Check-Out die Zeit des Schichtbeginns bzw. des Schichtendes aus dem Wochenplan übernommen werden sollen.
      Beispiel: Dein Mitarbeiter checkt um 7:52 am Terminal ein, Schichtbeginn ist erst um 8:00 Uhr, ist die Karenzzeit auf 10 Minuten eingestellt, startet die Zeiterfassung erst um 8:00 Uhr. Stempelt er um 8:03 ein, beginnt die Zeiterfassung auch um 08:03.
      Er checkt um 17:09 aus, Schichtende 17:00, Karenzzeit 10 Minuten. Der Timer endet nun um 17 Uhr. Stempelt er um 16:59 oder 17:11 aus, steht dies auch entsprechend im Timer.
      (Dies funktioniert allerdings nur, wenn die automatische Verknüpfung des Timers mit einer Pause-beinhaltenden Schicht aus dem Wochenplan geklappt hat
      (lies dazu weiter Karenzzeit für automatische Verknüpfung)

      Check-In- / Check-Out-Zeiten runden:
      Wenn keine Verknüpfung und Anpassung an eine Schicht stattfinden, können die Timer auch gerundet werden. Wenn hier 0 eingetragen wird, endet der Timer sekundengenau. Bei 1 minutengenau! Bei 5 wird nach dem statistischen Mittel auf 5 auf- oder abgerundet usw.

      Karenzzeit für automatische Verknüpfung von Schicht aus dem Wochenplan mit der erfassten Zeit:
      Entscheidend ist der Schichtbeginn und das Einchecken. Wähle hier einen Radius in Minuten um den Schichtbeginn herum. Wenn der Beginn der Zeiterfassung in diesen Radius fällt, wird die Schicht aus dem Wochenplan mit dem Timer verknüpft. Dies erlaubt einen Soll-Ist Vergleich zwischen Wochenplan und Zeiterfassung, sowie die Anpassung an die Schicht aus dem Wochenplan und die Übernahme der unbezahlten Pause (s.o.). Wichtig zu beachten ist hier, dass nur eine Schicht verknüpft werden kann. Eine Pause sollte sich demnach immer in der ersten Schicht des Tages befinden.
      Beispiel: Schicht 08:00 - 16:00. Karenzzeit für Verknüpfung = 120 Minuten. Zeiterfassung startet um 09:36. Differenz zum Schichtbeginn = 96 Minuten < 120 Minuten, also findet eine Verknüpfung statt.

      Zeitraum der Auswertung:
      Hier können wir allgemein einstellen, wie die Auswertung der einzelnen Zeiterfassungen geschehen soll. Unter dem Reiter "Arbeitsauswertungen" werden dann alle Timer innerhalb des angegeben Filters summiert.
      Beispiel: Wöchentlich Mittwoch. Alle Timer die an einem Mittwoch später als 00:00 starten werden summiert mit allen Timern die bis zum folgenden Dienstag 23:59 starten.

      Berechtigungen - Nutzung ohne PIN:
      Wenn Mitarbeiter die Zeiterfassung ohne PIN auch auf dem Smartphone nutzen sollen, dann kann an dieser Stelle auf "Alle" geklickt werden.
      Dadurch wird freigeschalten, dass die Login-Daten der Mitarbeiter auch im Terminal funktionieren. Allerdings können Mitarbeiter dort nur ihre eigenen Zeiten erfassen, dafür ohne Pin. Admins können diese Funktion leider nicht nutzen, dies funktioniert ausschließlich via Pin.

      Wenn bisher Admin Logins im Terminal hinterlegt waren: Ein Admin muss seine Pin eingeben und das Terminal abmelden. Erst dann kann bei entsprechender Einstellung der Mitarbeiter seinen eigenen Login nutzen, um das Terminal für sich zu aktivieren.

      Wenn Admins & Manager gewählt werden, dann können Mitarbeiter, die einen gemeinsamen Arbeitsbereich mit dem Manager haben, ein von den Manager aktivierten Terminal mit ihrem persönlichen Pin nutzen.

      Nutzung im Webbrowser:

      1. Erstelle deinen ersten PIN über “PIN erstellen” in Zeiterfassung oder im eigenem Mitarbeiterprofil.
      2. Merke dir die PIN - es wird parallel eine E-Mail mit der PIN an dich versandt.
      3. Klicke auf Terminal.
      4. Aktiviere das Terminal mit deinen regulären Login-Daten bei Staffomatic. Achtung! Das Terminal muss einmalig von einem "Admin" scharfgeschalten werden. Weitere Infos, findet man weiter unten, unter "Terminal".
      5. Gebe dann deine PIN im Nummernfeld ein und bestätige die Eingabe mit “Enter” oder klicke auf das Häkchen.
      6. Wähle “Zeiterfassung starten”.

      Das Terminal kann auch als Mobile App genutzt werden. Allerdings empfehlen wir, für eine reibungslose Funktion, die Browser Version.
      Für mehr Infos findest du in dem Artikel: "Mobile Apps"

      PIN

      • Ist nicht personalisierbar/wählbar.
      • Kann mehrfach für ein Profil erstellt werden. Empfehlung: Überprüfe bei einem PIN-Wechsel die aktuellste Zeiterfassung.
      • Ein neuer Pin wird immer zusätzlich per E-Mail-Benachrichtigung mitgeteilt.
      • Admins oder berechtigte Manager können im jeweiligen Profil einen PIN für andere erstellen.
      • Mitarbeiter können sich selber einen PIN erstellen.

      Terminal

      Die Bezeichnung steht für unsere “elektronische Stechuhr” und zeichnet sich durch ein blaues Nummernfeld aus. Hier kann man mit der PIN-Eingabe:

      • Die Zeiterfassung starten oder beenden.
      • Eine Pause starten oder beenden.
      • Eine vordefinierte, feste Pause auswählen.

      Wichtig: Das Terminal kann ausschließlich von Admins und Managern aktiviert werden.
      Eine Aktivierung ist in der Regel pro Gerät/ Browser nur einmalig notwendig. Hierfür werden die regulären Login-Daten (E-Mail + Passwort für Staffomatic-Zugang) benötigt.
      Achtung! Ein einmalig falsches einloggen mit einfachen Mitarbeiter Daten in das Terminal führt zu einem irreparablen Schaden bei der mobilen Terminal App für iOS und Android.

      Kontrolle und Korrektur

      Was wird mir wo angezeigt und wie kann ich Einträge bearbeiten?

      Übersicht der Zeiterfassung

      • Aktuelle Auswertungen
      • Erfasste Arbeitszeiten der letzten 7 Tage

      Erfasste Arbeitszeit

      • Ansicht aller Arbeitszeiterfassungen - Ansichtsoptionen frei definierbar.
      • Einfache Änderungen durch ein Klick auf den Stift.
      • Detail-Bearbeitung und Pausen sowie Verknüpfung durch Klick auf die Lupe.
      • Protokoll des Timers durch Klick auf das "i".
      • Arbeitszeit bestätigen durch Klick auf den kleinen Haken.
      • Detail-Bearbeitung kann auch durch Klick auf die Daten der Zeiterfassung geöffnet werden.
      • Pausen können hinzugefügt oder geändert werden, klicke auf die erfasste Zeit und Datum in der Liste unter "Zeitraum". Links im Bild befindet sich dann der Bereich für Pausen.
      • Verknüpfen mit einer Schicht aus dem Wochenplan - Klicke auf "Verknüpfen" in der geöffneten, erfassten Arbeitszeit.
      • In der Detail Ansicht kann auch das Protokoll eingesehen werden, über wessen Terminal Login der Timer erstellt wurde und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

      Arbeitsauswertung

      • Auswertung erfasster Arbeitszeiten der Mitarbeiter gemäß Auswertungseinstellungen.
      • Details und möglicher Export (CSV/ XLS) zu den einzelnen Einträgen per Klick auf den blauen Auswertungszeitraum.
      • Weiterleitung zum jeweiligen Mitarbeiterprofil via “Auswertungs-Einstellungen” (= Profil-bezogene Einstellung)

      Protokoll

      Was wird erfasst?

      Je nach Abrechnungsplan werden hier alle im System getätigten Änderungen 30, 60 oder 90 Tage in der Vergangenheit angezeigt.

      Über die Zeitangabe, Filter nach Ersteller und Kategorie kann die Suche verfeinert werden.
      Links unter dem jeweiligen Eintrag, dies ist abhängig vom Vorgang sowie den Nutzerrechten, ist der Link hinterlegt und man gelangt sofort zu der geänderten Einstellung. 

      Admins sehen alle Details. Manager sehen (sofern berechtigt) alle Details gemäß ihrer Einteilung in Arbeitsbereiche. Mitarbeiter sehen ausschließlich Einträge, die ihre Arbeitsbereiche betreffen und keine Details.